ひと口に事務といっても、営業事務や医療事務、経理事務などさまざまな種類があります。そのなかで、未経験でも始めやすいのが「一般事務」の仕事です。この記事では、「一般事務」の仕事内容やメリット・デメリット、取得しておくと有利な資格などをわかりやすく解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
事務職の仕事内容
「事務の仕事」というと、オフィスでパソコンに向かって仕事をするイメージがありますが、具体的にはどのようなことをするのでしょうか。会社や部署などによっても異なりますが、まずは「事務」の基本的な仕事内容についてご紹介します。
データ入力
売上やコストの管理、マーケティングデータや顧客情報の整理など、会社独自のソフトから、Microsoft officeといったオフィスソフトへのデータ入力があります。会社によっては、入出金管理や振替伝票処理などが発生するケースもあります。タイピングは早いに越したことはありませんが、それよりも正確さが求められる仕事です。ひとつの入力ミスがトラブルにつながることもありますので、集中力と注意力が必要です。
書類作成
議事録や会議資料など、社内で使用するための書類はもちろん、提案書や見積・納品・請求に関する書類など、取引先へ提出する書類の作成をすることもあります。会社の業界や規模によって作成する書類は異なり、決められたフォーマットに必要事項を入力するだけの簡単な書類作成から、相手に合わせてカスタマイズが必要な書類の作成までさまざまです。
ファイリング
社内で作成・印刷された書類や、取引先とのやり取りを記録した書類などをファイリング（分類）します。エビデンス（証拠・根拠、形跡）として保管しておくだけでなく、監査の時に提出しなければならない書類もあるでしょう。そのため、どの書類がどこにあるのか「探しやすく見やすい」ファイリングをするなど、細かな気配りも必要になります。
来客・電話・メール応対
会社へお客様がいらしたときの対応や、社内外から届くメールや電話への対応もあります。会社の顔として見られることもありますので、身だしなみに気をつけておく必要があるでしょう。また、担当宛の電話・メールに限らず、問い合わせやクレームなど、さまざまな連絡が入ると考えられます。状況を素早く察知し、臨機応変に対応する力が求められるでしょう。
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事務職のメリット・デメリット
事務の基本的な仕事内容がわかったところで、次は事務職に就くメリット・デメリットについても見ていきます。自身の希望に合っていると思えるなら、事務職への転職も前向きに検討してみてはいかがでしょうか。
事務職のメリット
事務職に就くメリットには次のようなものがあります。
・一般事務は「未経験OK」の求人も多く、実務経験がなくてもチャレンジしやすい
・営業職に比べて残業が少ないなど、就業時間が決まっていてスケジュールが立てやすい
・業務を通してパソコンスキルを高めることができる
・一般事務から営業事務や医療事務、経理事務などへのステップアップもできる
・経理事務など、部署によっては専門知識を身につけることもできる
・正社員や派遣社員など働き方の選択肢が広い
事務職のデメリット
事務職のデメリットは主に次のとおりです。
・ルーティンの仕事が多いため、人によっては物足りないと感じることがある
・データ処理から電話対応まで、仕事の幅が広い
・会社によっては、経理や人事など専門スキルを求められることがある
・いないと困る存在にもかかわらず、裏方仕事が多く地味で目立たないと思われがち
・人気職のため競争率が高いことがある
未経験から事務職に転職する際に身につけておきたいスキル
未経験から事務職に就く際、身につけておくのにおすすめのスキルには次のようなものがあります。
・コミュニケーションスキル
・Word・Excelなどのパソコンスキル
・臨機応変な対応力
それぞれ具体的に解説していきます。
コミュニケーションスキル
社内のスタッフとのやり取りや、社外からの電話対応などがある事務の業務では、仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションスキルが重要になります。
事務職というと、社内でパソコンを使用して資料を作っていたり、営業のサポートをしたりというイメージがあり、人と関わることが少ないと考えている人もいるかもしれません。しかし、事務職は自分が所属する部署はもちろん、社内のさまざまな部署とのやり取りが発生します。なかには「この人苦手だな」と思う相手と仕事を進めなければならないこともあるでしょう。どんな場面でも円滑に業務を進めるためのコミュニケーションスキルや気配りは必要です。
Word・ExcelなどのPCスキル
事務の仕事は、データ入力や書類作成などパソコンを使った業務が中心です。ときには社内外へのメール対応も発生します。そのため、基本的なパソコンスキルをもっておくことをおすすめします。特に、Word・Excel・PowerPointなどのソフトは使用できるようにしておくとよいでしょう。
臨機応変に対応できるスキル
事務の仕事に限ったことではありませんが、決まった業務をこなすだけでなく、状況に応じて臨機応変に対応できるスキルも求められます。
データ入力や資料作成などの仕事をこなしつつ、オフィスの電話が鳴ったらすぐに出る、他部署からの問い合わせに対応するなど、突発的な仕事が発生することもあります。決められたとおりに仕事をするだけではなく、優先順位をつけながら対応していく柔軟さや臨機応変さも必要です。
未経験から事務職に転職する際に有利になる資格
仕事で事務に携わった経験がない場合でも、以下のような資格を取得していれば、転職の選考に有利に働く可能性があります。
・MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
・簿記
・秘書検定
詳しく解説していきます。
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）は、WordやExcelなどMicrosoft Office製品に関するスキルがどの程度なのか、客観的に示すために有効な資格です。「パソコンが使える」とアピールする際の根拠となりますので、取得しておくとよいでしょう。事務の仕事では、WordとExcelの両方を使えることが基本です。PowerPointに関する知識もあれば、さらによいでしょう。
簿記
未経験から事務職へチャレンジする際、簿記の資格をもっていると有利に働く可能性があります。できれば、簿記検定2級以上が望ましいですが、3級でも取得しておいて損はないでしょう。事務の実務経験はなくても、基本的な内容を理解しているというアピールにつながります。日商簿記3級は比較的取得しやすい資格ですので、転職の際には取得を検討してみてはいかがでしょうか。
秘書検定
「事務の仕事なのに秘書検定？」と思う方もいるかもしれませんが、秘書検定を取得していることは、ビジネスマナーを備えているという証明になります。ほかにも、秘書検定に合格するためには、経営・財務・ビジネス文書作成など、一般事務の仕事に関する知識も必要となります。そのため、実務経験以外のアピールポイントとなりますので、秘書検定を取得しておくとよいでしょう。
未経験でも事務職に転職しやすい業界
未経験から事務職へチャレンジするなら、「保険」を含む「金融業界」、「IT・Web・通信業界」、「広告」を含む「マスコミ業界」などがおすすめです。
これらの業界は、応募条件に「未経験可」との記載があることが多く、事務職の経験がなくても転職しやすい傾向があります。また、事務職のなかでも「一般事務」は、未経験でもチャレンジしやすい仕事です。金融業界の一般事務職などから事務職に就き、入社後のスキルアップを目指すこともできます。
また、ここでご紹介した業界以外でも、企業や部署によって「未経験OK」としている求人も多くあります。まずは派遣会社などに登録して、事務職求人の情報を細かくチェックするとよいでしょう。
まとめ
事務の基本的な仕事、メリット・デメリット、未経験からチャレンジする際に取得しておくと有利な資格などをご紹介しました。事務の仕事は未経験でも就くことは可能であり、仕事に就いた後も一般事務から営業事務に転向したり、英語を学んで英文事務や貿易事務についたりなどキャリアアップもできます。
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