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知っておくべきExcelの使い方 最初にやるべき設定を詳しく紹介

Excel設定

仕事でExcelを使っている人は多いですが、Excelは自分仕様に設定すれば、より使いやすくなります。
この記事を読んで、さらにExcelを使いこなし、仕事やスキルアップに役立ててください。


これから、Excelを使用する際に、最初にチェックしたほうがよい設定9個を解説していきます。 これらの設定はデフォルトで設定されており便利ですが、パソコンのOSや環境によっては動作速度に影響があるため、自分にあった設定にして快適にExcelを使えるようにしましょう。

スタート画面

Excelを起動すると、書籍設定では空白のブックや様々なテンプレートが選べる、「スタート画面」が表示されます。  
この画面が必要ではない場合は、次の手順で非表示にできます。
 
1.ブックを開く
2.メニュー左上の「ファイル」を選択
3.左下の「オプション」を選択
 
ここまでの「Excelのオプション」の表示方法は、この後もずっと使いますので覚えておくと便利です。
 
4.「Excelのオプション」で、左一番上の「基本設定」を選択
5.「起動時の設定」で、「このアプリケーションの起動時にスタート画面を表示する」のチェックを外して、「OK」ボタンを選択

オートコレクト

「オートコレクト」とは、入力間違いを自動で修正する機能です。 便利ですが、例えば、英単語を小文字で入力したいのに先頭だけ大文字に修正されるといった不便もあります。
 
【オフにする手順】
1.「Excelのオプション」を表示させる。
2.「Excelのオプション」で、左上から3番目の「文章校正」を選択
3.「オートコレクトのオプション」と書かれたボタンを選択
4.「オートコレクト」ポップアップの一番左のタブ「オートコレクト」の画面内で、オフにしたい機能のチェックを外して、「OK」ボタンを選択

オートコンプリート

「オートコンプリート」とは、過去の入力履歴を参考に、2〜3文字入力すると続きを予測して入力候補を表示する機能です。 たとえば、表で同じ列の上部のセルに「東京都新宿区」と入力されている場合、新たに「東京都」の途中まで入力した時点で、「東京都新宿区」が候補として出てきます。
 
【オフにする手順】
1.「Excelのオプション」を表示し、左上から6番目の「詳細設定」を選択
2.「編集設定」内の「オートコンプリートを使用する」のチェックを外して、「OK」ボタンを選択

エラーチェック

エラーチェックとは、周りのセルに入力されている内容を判断して、入力された数式などが間違っている可能性がある場合に、注意を促す機能です。
表示は、セルの左上隅に緑色の三角形がでます。
【オフにする手順】
1.「Excelのオプション」を表示し、左上から2番目の「数式」を選択
2.「エラーチェック」内の「バックグラウンドでエラーチェックを行う」のチェックを外して、「OK」ボタンを選択

ハイパーリンク

「ハイパーリンク」とは、URLやメールアドレスを入力すると、自動的にリンクが埋め込まれる機能です。 WordやExcelの初期設定では、青色のテキスト+アンダーラインで表示されます。
 
【オフにする手順】
1.「Excelのオプション」を表示し、左上から3番目の「文章校正」を選択
2.「オートコレクトのオプション」と書かれたボタンを選択
3.「オートコレクト」ポップアップで、左から2番目のタブ「入力オートフォーマット」を選択
4.「インターネットをネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する」のチェックを外して、「OK」ボタンを選択

自動保存

保存は自動ではなく、こまめに自分でする習慣をつけることが大切です。Ctrl+S(コントロールボタンを押しながら「S」キーを押す)で即座にファイルを保存できます。習慣になったら自動保存は不要です。  
【オフにする手順】
1.「Excelのオプション」を表示し、左上から4番目の「保存」を選択
2.「ブックの保存」内の「次の間隔で自動回復用データを保存する」のチェックを外して、「OK」ボタンを選択

ファイルの保存形式

Excelファイルを保存する形式は3種類あります。  
Excelブック(.xlsx):Excel2007以降のファイル形式
Excel97-2003ブック(.xls):Excel2003以前のファイル形式
Excelマクロブック(.xlsm):マクロが使えるファイル形式
 
初期設定では「.xlsx」で保存されます。
社内でExcelのバージョンが混在しており古いバージョンでも読み込めるようにしたい、マクロを常に使用したいといった場合は、設定を変更できます。
 
【設定手順】
1.「Excelのオプション」を表示し、左上から4番目の「保存」を選択
2.「ブックの保存」内の「ファイルの保存形式」右のドロップダウンリスト(小さな下向きの三角)を選択して、ファイル形式を選び、「OK」ボタンを選択

保護ビュー

メールの添付ファイルなどを開くとき、黄色い帯の中に「保護ビュー 注意ーインターネットから入手したファイルは、ウイルスに感染している可能性があります」と警告が出ます。毎回「編集を有効にする」を選択するのが手間に感じる場合、オフにすることができます。  
ただし、この機能をオフにするとウイルスに感染する可能性もあるため注意が必要です。
 
【オフにする手順】
1.「Excelのオプション」を表示し、左下の「セキュリティセンター」を選択
2.「Microsoft Excelセキュリティセンター」内の「セキュリティセンターの設定」ボタンを選択
3.「保護ビュー」の中にあるすべてのチェックを外して、「OK」ボタンを選択

新規ファイルのシート数

バージョンがExcel2010までの場合、1つのブックにシートが3枚ある初期設定になっています(Excel2013以降は1枚)。シートを1枚のみ使用するときは、毎回2枚のシートを削除する必要があります。削除しないと他の人が見た場合、白紙のシートを確認する手間が発生するからです。  
このシート数も、次の手順で変更できます。
 
【変更手順】
1.「Excelのオプション」を表示し、左上の「基本設定」を選択
2.「新しいブックの作成時」内の「ブックのシート数」右の小さな三角を操作してシート数「1」を選び、「OK」ボタンを選択


Excelには、従来のメニューバーとツールバーを兼ねるリボンメニューがあり、自分の使いやすいように設定できます。 ここでは、リボンメニューのカスタマイズ法について説明していきます。

Excelのリボンメニューとは

リボンメニューは、Excel画面の一番上に表示されていて、さまざまな機能を簡単に呼び出すことができます。

リボンメニューは、次の2つがあります。
・メインタブ:「ホーム」「挿入」「ページレイアウト」「数式」「データ」「校閲」「表示」タブで、常に表示
・ツールタブ:例えば、「挿入」をクリックすると出てくる「画像」タブなど、該当する機能を使っているときだけ表示されるタブ

Excelのリボンメニューをカスタマイズする

よく使う機能はまとめておくなど、使いやすいように設定しておくと、作業時間の短縮にもなり便利です。

リボンメニューを編集するオプション

1.「Excelのオプション」を表示
2.左下から4番目の「リボンのユーザー設定」を選択すると、リボンのカスタマイズ画面が表示
 

新しいメニュータブの追加

3.画面右下の「新しいタブ」ボタンを選択し、すぐ上のリスト内に現れた「新しいタブ(ユーザー設定)」を選択
4.「名前の変更」ボタンを選択して、名前を入力
 

新しいグループの追加

機能やコマンドの追加には、タブにグループを追加する必要があります。
5.画面右下の「新しいグループ」ボタンを選択し、すぐ上のリスト内に現れた「新しいグループ」を選択
6.「名前の変更」ボタンを選択して、名前を入力
 

機能やコマンドの追加方法

7.画面右のリスト内の、上で作ったタブ名を選択
8.画面左のリスト内から追加したい機能やコマンドを選び、画面中央の「追加」ボタンを選択
9.画面右下の「OK」を選択


Excelにはいろいろなショートカットがあり、覚えるとより便利に使えます。 ここでは、キーごとに一覧で紹介します。

Shiftキーでの操作

動作 詳細
ShiftEnter 上のセルに移動
ShiftTab 左のセルに移動
ShiftSpace 行全体を選択
Shift
///
(マウスを使わずに)上下左右に選択範囲を広げる
ShiftHome 行の先頭まで選択範囲を広げる
ShiftF6 ウィンドウ分割時に、別のウィンドウに移動
ShiftF8 選択範囲追加モードに切り替えまたは解除する

参考:エクセルショートカットキー

 

Altキーでの操作

動作 詳細
Alt+Enter Excelのセル内で文章を改行
Alt+PageUp 現在表示されている画面より左側を表示
(PageUpのみ押すと、現在表示されている画面より下側を表示)
Alt+PageDown 現在表示されている画面より右側を表示
(PageDownのみ押すと、現在表示されている画面より下側を表示)
Alt+F4 アプリケーション(この場合Excel)を終了
Alt+F8 マクロのダイアログボックスがポップアップ表示
AltShift' 「書式」メニューの「スタイル」を選択

参考:エクセルショートカットキー

 

Ctrlキーでの操作

 

動作 詳細
Ctrl1 「セルの書式設定」ダイアログボックスをポップアップ表示
Ctrl2 選択したセルの書式を太字に(再び押すと解除)
Ctrl3 選択したセルの書式を斜体に(再び押すと解除)
Ctrl4 選択したセルの書式を下線に(再び押すと解除)
Ctrl5 選択したセルの書式を取り消し線に(再び押すと解除)
Ctrl6 図形や画像などのオブジェクトを一度に非表示(再び押すと表示)
Ctrl9 選択した行を非表示
Ctrl0 選択した列を非表示
CtrlA ワークシート全体を選択
CtrlB 選択したセルの書式を太字に(再び押すと解除)
CtrlC 選択したセルをコピー
CtrlD 1つ上のセルをコピー
CtrlF 「検索」ダイアログボックスを表示
CtrlG 「ジャンプ」ダイアログボックスを表示
CtrlH 「置換」ダイアログボックスを表示
CtrlI 選択したセルの書式を斜体に(再び押すと解除)
CtrlK 「ハイパーリンクの挿入」ダイアログボックスを表示
CtrlN 新しいブックを作成
CtrlO ファイルを開く
CtrlP 印刷タブの表示
CtrlR 1つ左のセルをコピー
CtrlS 上書き保存
CtrlU 選択したセルの書式を下線に(再び押すと解除)
CtrlV 貼り付け
CtrlX 切り取り
CtrlY 1つ前の操作を繰り返す
CtrlZ 1つ前の操作を元に戻す
Ctrl; 今日の日付を入力
Ctrl: 現在の時刻を入力
Ctrl 削除のダイアログボックスを表示
CtrlF2 印刷プレビューウィンドウを表示
CtrlSpace 列を選択
CtrlPageup 1つ前のシートを表示
CtrlPagedown 1つ後のシートを表示
Ctrl
///
セルの行・列の最も端(上下左右)までジャンプ

参考:エクセルショートカットキー


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