「常に時間に追われていて、うまく仕事が回せていない」「仕事の漏れや遅延が発生しがち」という人は、タスク管理・スケジュール管理がうまくいっていないのかもしれません。この記事では、タスク管理・スケジュール管理を行う目的や方法、うまく管理するためのコツなどをわかりやすく解説しています。個人の仕事を管理するのはもちろん、チーム内でうまく仕事を回すためにも、ぜひ参考にしてください。
目次
タスク管理・スケジュール管理が重要な理由
タスク管理・スケジュール管理をしっかりと行うことで、仕事の優先順位がつけられ、無駄な作業や対応漏れをなくすことができます。結果として仕事の効率が上がり、納期の遅延や予定の重複を未然に防ぐことにもつながります。また、納期の遅延や予定の重複は、ビジネスにおける信用にもかかわるため、タスク管理・スケジュール管理は非常に重要です。
仕事を効率的に進めることで、ワークライフバランスを大切にすることができます。ストレスが軽減され、過労などによる体調不良も防ぐことができるため、仕事に対するモチベーション向上にもつながります。
タスク管理とスケジュール管理の違い
タスク管理・スケジュール管理はそれぞれどういったものなのでしょうか。ここでは、両者の違いをわかりやすく解説します。
タスク管理
タスク管理は、仕事における作業を細かく区切ったものです。個人で管理する場合と、チームで共有して管理する場合があります。例えば、プロジェクトに置き換えるなら、プロジェクトの達成に必要な作業を洗い出し、プロジェクトメンバーそれぞれに作業を振り分けて管理することを指します。
振り分けられたタスクは期限や優先度も異なります。「誰が、どの作業を、どこまで進めているか」それぞれの進捗を把握しながら管理する必要があります。
スケジュール管理
スケジュール管理は、ToDoやタスクの予定を適切に管理することです。スケジュール管理に際しては、作業の工程や作業にかかる時間を見積もり、予定の重複がないように調整する必要があります。
所要時間の見積りにはある程度の経験が求められますが、うまくスケジュールを管理することで、対応漏れや納期遅れなどを防ぎ、仕事相手との信頼関係を築くことができます。
タスク管理・スケジュール管理の目標
タスク管理・スケジュール管理の目標は、必要のない作業に時間をかけず、無駄をなくして生産性をアップさせることです。優先順位が明確になれば業務効率は改善します。時間内に予定の作業を完了でき、残業の負担も軽減するでしょう。
残業が減り、プライベートの時間をしっかり確保できれば、精神面・体力面での負担軽減にもつながります。
タスク管理・スケジュール管理に向けて準備するもの
ここでは、タスク管理・スケジュール管理を行うために準備したいものをご紹介します。ひとつだけではなく、複数利用するなど仕事のスタイルなどに応じて選びましょう。
スケジュール手帳
仕事用のスケジュール手帳は、持ち歩くことができるサイズであればメモ代わりにも使用可能です。すぐに確認できることがメリットです。文字に書き起こすことで、頭を整理することもできます。見開きで確認できるため、週間・月間単位のスケジュール管理にも便利です。
スケジュールアプリやパソコンツールなどとは異なり、誤ってスケジュールを削除してしまう恐れがないため、安心して使うことができます。その一方で、タスクやスケジュールの共有が難しく、予定を検索しにくいのが難点です。
パソコンのスケジュール管理ツール
Googleのオンラインサービス（スプレッドシート）に代表されるようなパソコンのスケジュール管理ツールは、手軽に編集しやすく、共有が簡単なのが大きなメリットです。月間・週間・時間単位のいずれのスケジュールも管理しやすく、予定の検索も容易です。リマインダー機能などが付属しているものが多いのも、利点のひとつです。
パソコンのスケジュール管理ツールは、スマートフォンに対応していない場合もあります。スマートフォンでも確認したいという場合には、注意が必要です。なかには、インターネットに接続ができないとスケジュールを上書きできなかったりする可能性もあります。
スケジュールアプリ
スケジュールアプリを使えば、スマートフォンやタブレットでいつでもどこでもスケジュールを確認・編集することが可能です。ビジネス向け、プライベート向けのアプリが多数あるため、自分の目的に即したものを選ぶことがポイントです。
スケジュールアプリには、スケジュールの共有のほか、スタンプやプッシュ通知といったアプリならではの機能が備わっています。その一方で、誤操作のリスクや課金を要するアプリもあるため注意が必要です。
タスク管理・スケジュール管理の手順を確認
タスク管理・スケジュール管理をするツールを決めて、準備が整ったら、ツールを使って実際に管理してみましょう。ひとつひとつのタスク・スケジュールを組む際の手順をここで確認します。手順は、以下のとおりです。
1、タスクを書き出す
2、タスクに期限を設定する（終了のタイミングを決める）
3、タスクに想定時間を設定する（開始のタイミングを決める）
4、タスクに優先順位をつける
5、タスクが被っている場合は、調整する
タスク管理・スケジュール管理をおこなうコツ
これまでに、タスク管理に用いるものと手順を確認しました。ここでは、タスク管理・スケジュール管理をおこなうコツをご紹介します。
業務をできるだけ細分化する
タスク管理とスケジュール管理は、業務をできるだけ細分化することから始まります。業務を細分化することで、業務を始める手がかりややるべきこと、業務を終える目安が明確になります。スケジュールを計画することも容易になるでしょう。細分化されることでゴールが見えるため、チームのやる気を高め、業務を効率化させることにもつながるはずです。
タスクごとに必要な時間を把握する
タスクごとに必要とする時間の見積もりが甘いと、スケジュールに遅れが生じかねません。タスクごとに、どの程度の時間が必要なのかを正確に見積もっておくことが大切です。正確な見積もりによって無理のないスケジュール管理が可能になり、見積もりと実際の作業時間のずれが小さくなります。
希望的観測をもとにタスクにかかる時間を見積もってはいけません。ひとつひとつのタスクにかかった時間を記録し続けることで、タスクの必要時間がわかります。
ある程度の余裕を持たせたスケジュールにする
ビジネスに、不測の事態はつきものです。イレギュラーな問題が生じた場合でもすぐ対応できるよう、スケジュールにはある程度の余裕をもたせておく必要があります。
そのためには、タスクとスケジュールにあらかじめ隙間を作り、移動時間や待ち時間などのデッドタイムを計算に入れておきましょう。こうした対策によって、万一のトラブル発生時に使える時間を確保することができます。スケジュールは詰め込み過ぎず、ハードだと感じるスケジュールにしないよう注意しましょう。
タスクの優先度を区別してこなすべき順位を明確にする
タスクに優先度をつけ、優先順位をもとにスケジュールを管理することも大切です。優先順位を決めないままだと、成果につながらないタスクばかりに追われ、プロジェクトが失敗するリスクもあります。
失敗を回避するため、普段からタスクの優先順位を明確にしておきましょう。優先度を区別する際は、タスクが社外向けなのか社内向けなのか、期限があるのかなどもポイントです。タスクを終えるべき期日や関係する人、重要度も加味して判断してください。
タスク管理・スケジュール管理をおこなうチーム内での方法を統一する
チーム内でタスクとスケジュールを共有する場合は、管理方法を統一する必要があります。管理方法が統一されていないと、「誰が、どのタスクを、どの程度進めているのか」情報の共有が難しくなるためです。パソコンやスマートフォンの管理ツールなどを用いてタスク管理・スケジュール管理ができれば、円滑にコミュニケーションを取れるだけでなく、各自の進捗状況も把握しやすくなります。プロジェクト管理ツールは多数ありますが、プロジェクトに適したものを選びましょう。
先の予定も含めスケジュールはすぐ登録し、タスク管理を習慣化する
先々の予定も含め、スケジュールはすぐ登録しておくことが大切です。まだ先の予定だからと後回しにすると、予定の登録自体を忘れてしまったり、登録しようとしたときに具体的な内容を忘れてしまったりする可能性があります。約束したらすぐに予定を登録する習慣をつけましょう。
また、毎朝1日のタスクを整理し、仕事終わりの進捗状況の確認が習慣化すれば、やるべきことが可視化され、漏れや遅延が発生しにくくなります。
簡単なタスクには即対応し、複雑なタスクは分割する
本来ならすぐに終わるような簡単なタスクでも、蓄積すると管理が難しくなります。漏れや遅延が発生しないよう、即時対応を心がけましょう。すぐ対応することで、抜け漏れの確認にかかる時間が短縮でき、効率化できます。
また、重いタスクや複雑なタスクに関しては、分割することがおすすめです。タスクを分割し、ひとつひとつ片付ければ、比較的容易に解決することができます。複雑なタスクだからと後回しにするリスクも回避できるでしょう。
まとめ
「時間を有効に使いたい」「仕事をうまく回したい」という人に向けて、タスク管理とスケジュール管理の違いから、タスク管理とスケジュール管理に便利なツールなどをご紹介しました。タスクとスケジュールをうまく管理することで、仕事の漏れや遅延を発生させずに対処することができます。
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