仕事を効率的に進めるには、スケジュールを上手に管理することが効果的です。しかし「スケジュールを管理する」と言っても、具体的になにをしたらよいのか迷ってしまう方もいるでしょう。
この記事では、スケジュール管理のメリットから、管理する具体的な方法やポイントなどを紹介します。ぜひ参考にして仕事に役立ててください。
目次
仕事のスケジュール管理が得意な人、苦手な人
スケジュール管理が得意な人は、仕事で成果をあげている人が多いです。
予定の決まった時間管理だけでなく、タスクにかかる時間を想定してスケジュールを組むことができるので余裕をもって仕事をすすめることができています。そのため、多くの仕事をスケジュールの中に入れても、時間を上手に使うことができます。
スケジュール管理するメリット
スケジュールをきちんと管理できるようになると、仕事の無駄がなくなり、効率的に仕事を進められるようになります。細かく時間を把握することで、必要のない作業に時間を取られずに済みますし、仕事の抜けや漏れを防止できます。新規のスケジュールを入れる際も予定を立てやすくなります。
また、ToDoリストなどを活用して「今日なにをするべきか」などのタスク管理をしておけば、どこまで仕事が進んでいるのか進捗状況がすぐに把握できます。
スケジュール管理の具体的な方法とは
実際にスケジュールを管理する際、どのような方法があるのか紹介します。
パソコンで使うスケジュール管理システムを利用する
パソコンでスケジュール管理をすると、手帳と違って「持ってくるのを忘れる」ということがありません。予定を書き直す際はキーボードで簡単に変更でき、複数人で共有したり、スマホアプリと連動して使うこともできるものもあります。
スケジュールを管理できるシステムには無料で使えるフリーソフトと、高度なセキュリティーやサポートがついている有料版があります。フリーソフトでも十分使えますが、有料の方が機能が豊富なので、どれが自分に合うか試してみましょう。ほとんどの有料のシステムにはお試し期間が設けられているので、実際に使ってみて合うものを選ぶとよいでしょう。
スマホアプリを使って管理する
スマホでスケジュール管理をすると、いつでもスケジュールの確認ができ、ペンや紙を用意する必要もありません。アラーム機能もあるため「予定を忘れる」という事態も防げます。
スマホアプリの中からおすすめのものを紹介します。
・Googleカレンダー
パソコンと連動できるGoogleカレンダーは、登録したスケジュールを検索したり、複数人でタスクを管理することが可能です。
・ジョルテ
Googleカレンダーなどほかのアプリとも連動できるジョルテは、スケジュールに写真を貼ることができ、デザインが豊富で自由にカスタマイズできます。
・Life bear
タスクやノート機能があり、自由に書き込めるアプリです。カラーバリエーションも豊富で、パソコンからもログインして使うことができます。
手帳を使って管理する
スケジュール管理をする上で、手書きの手帳を使うメリットとデメリットを紹介します。
メリットは、アプリのように「データが消える」という不安がないことです。販売されている手帳はデザインが豊富で、手で書き込むことで記憶に残ります。
デメリットは、紛失の可能性があるということや持ち歩きの際は、荷物になることです。また、紙製なので水に弱く、雨で手帳が濡れたりすると形が変形したり、文字が滲んでしまったりすることもあります。
上手にスケジュール管理するポイントとは
どうしたらスケジュール管理を上手にできるのか、ポイントを紹介します。
スケジュールを一元管理する
スケジュール管理を上手にするためには、基本的にひとつのツールでスケジュールを管理することがポイントです。
会議の予定は手帳に、クライアントとのアポイントはメモに、といったようにバラバラに情報を管理してしまうとミスが起こります。手帳やアプリなどひとつのツールですべての予定を管理しましょう。
仕事の期日と内容を書き出す
自分がやるべき仕事を正確に把握するためにも、スケジュールには内容と期日を書くようにしましょう。内容を書き出してタスクを明確にしておけば、無駄な作業が発生しにくく、仕事の優先順位も決まります。期日が明確に決まっていない仕事の場合は、自分で期日を決めておきましょう。
優先順位をつける
仕事を効率的に進めるには、「どの仕事から始めるのか」と優先順位をつけなくてはなりません。優先順位を決める基準は仕事の内容によって異なりますがが、たとえば以下のように考えます。
・締め切りなど緊急性の高い仕事
・後回しにしてもリスクが低い仕事
・よりメリットが大きい仕事
このように基準を設けて、どの仕事を優先的に行うのかを考えるようにしましょう。
作業時間を正確に見積もる
作業時間を把握するのも、スケジュール管理をする上で必要です。最初は作業時間がわからなくても、作業にかかった時間を自分で記録するようにしましょう。今後のスケジュールで似たような作業がある際に時間の目安になります。作業時間が把握できるようになると、次の予定も立てやすくなります。
午前と午後にする仕事を分ける
1日の疲れが溜まっていない午前中は集中力が高いといわれています。そのため、集中して取り組める仕事を進めるとよいでしょう。昼食をとった午後は眠くなってしまうこともあるでしょう。気持ちを切り替えるためにも、外出をしたり、打ち合わせをするなど、行動を伴う仕事や複数名で行う業務をすることがおすすめです。
習慣化する
スケジュール管理を習慣にすると、時間の把握やより効率的な仕事の進め方がわかるようになります。最初は面倒だと思っても、スケジュール管理して行動することのメリットに気づけば、習慣化に成功したといえます。効率よく仕事を進められるようになるでしょう。
まとめ
スケジュール管理は、自分の業務にあった管理方法で一元管理をしましょう。予定だけではなく、仕事の優先順位や、作業時間の見積もりも含めてスケジュール管理をすると、より効率的に仕事を進められるようになります。
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