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総務の仕事内容・役割とは?必要なスキル・なり方について解説

総務

 
 
総務は、「細かいことに気づくことができる」「どちらかというと縁の下の力持ち」という方に向いている職業です。しかし、総務の具体的な仕事内容をイメージしづらい方も多いのではないでしょうか。

この記事では、総務の業務内容・必要なスキルやどうしたら総務になれるのかについて解説します。ぜひ今後のキャリアの参考になさってください。
 
 

総務の仕事内容とは

総務は、会社の組織運営において必要だが他部署では行わない仕事の多くを担っています。総務の業務範囲は大変広いです。では、主な業務について詳しくみていきましょう。
 
 

機器・備品管理

パソコンやプリンターのような機器の個数・状態を把握し、定期的なメンテナンスの依頼、故障したときの修理の依頼を行います。また、会社で必要な備品の管理も行います。ボールペンなどの文房具やプリンターのトナーなどの在庫を把握し、なくなる前に発注します。その他、椅子、机などのオフィス家具の数や状態を記録し、古くなった場合は新しいものを発注します。
 
 

施設管理

清掃業者の依頼や照明・空調の調節、防災設備の管理を行います。また、会社がオフィスビルに入っている場合、ビル自体の防災訓練やエレベーターの点検に協力する必要があります。
 
 

文書管理

文書管理も総務の大切な仕事です。備品・機器を発注する際の文書、会議で使う資料、社内イベントのお知らせなどを作成します。また、他の部署で作成された書類を種類別・日付別にまとめ、いつでもすぐに参照できるように管理します。
 
 

株主総会・取締役会の事務局

株主総会や取締役会の事務局運営や必要な書類作成も行います。また、総会当日は議長の進行補助をして、終了後には議事録の作成も行います。取締役会でも同様に必要資料の準備や議事録作成など運営全般を担当します。
 
 

社内行事の企画・運営

社内行事の企画・運営も総務が担当します。社内行事には入社式・社員総会・社員旅行・忘年会などがあります。行事参加者の名簿作成やスケジュール調整、予算作成、会場の予約など、イベントがスムーズに進行するためのさまざまな仕事をこなす必要があります。
 
 

社内・社外広報の発行

社内報や社外報の発行をすることもあります。社内報では、社内行事や従業員紹介、社長メッセージ、福利厚生制度など、社員にとって有益な情報や部署を越えて共有したい内容などを企画・作成します。また、社外報では、自社の商品やサービスを紹介するPR誌や就活生などに向けた会社案内なども作成します。
 
 

ホームページの管理

総務部では、会社のホームページの管理も行います。情報が古くなっていないかの確認や、各部署と連携をとり、自社のホームページへ寄せられた問い合わせの対応なども行います。
 
 

福利厚生業務

総務では、従業員やその家族の福利厚生に関わる業務も担当します。休暇制度、育児・介護を行う社員を支援する制度、人間ドックの費用補助など、会社によってさまざまな福利厚生があり、社員寮や保養施設といった施設管理など行う場合もあります。
 
 

総務の平均年収・時給

総務の平均年収は、約400万円です。(※)
 参考
 総務の給料年収手取り【男性女性別】や仕事の役割や仕事内容、求人の探し方を解説 給料BANK
 
また、平均時給は1,000〜1,500円となっています。(関東地方では1,500円前後)
 参考
 総務派遣社員 時給の相場 - 未経験から人事総務に中途採用されたい!
 
総務経験の有無、他の部署とも兼任するなど広い領域を担当する場合、給与は上がる傾向にあります。
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総務に向いている人

総務は、会社の他の部署がスムーズに仕事を行うために欠かせない職業です。総務に向いているのは主に以下の4つを備えた人です。
 
 

多様な仕事を並行して行える人

総務の仕事の内容は多岐にわたっているため、それらを並行してこなすことができる人が総務に向いています。総務は、多様な業務を素早くかつ正確に行える人におすすめです。
 
 

協調性がある人

協調性があり、気配りがうまい人は総務に向いています。人の役に立つことに喜びを感じることができ、人の頼みごとを気持ちよく受け入れられる人におすすめの仕事です。
 
 

コミュニケーション能力がある人

コミュニケーション能力が高い人は、総務の仕事に向いています。総務は、社内外の電話対応、来客対応などを行うこともあります。相手の要望を正確に聞きとり、相手に伝えるコミュニケーション能力が必要な仕事です。さらに、管理業務や社内行事の告知などを通して社員に情報を正確に伝えることが必要になってきます。
 
 

秘密を守れる人

秘密を守れる人は総務に向いています。総務は、会社に必要な機密情報である文書の管理を行うこともあります。そのため、会社内で得た情報を外に漏らさない口が堅い人に向いている職業です。
 
 

総務に必要なスキル

総務に必要な主なスキルは「パソコンスキル」「情報収集能力」「簿記の知識」の3つです。幅広い業務をこなすうえで、これら3つのスキルが身についていると現場で役立ちます。
 
 

パソコンスキル

総務は社内・社外報の発行や株主総会の資料作成、備品発注用の文書の作成など、様々な文書を取り扱います。また、総務で作成した文章以外にも、ほかの部署で作成された文書を管理するので、Excel・Wordなどのパソコンスキルを身に付けておくと便利です。総務の仕事に就いてからこのスキルを学ぶことはもちろん可能ですが、仕事をスムーズに行うためにもあらかじめ身に付けておきたいスキルです。
 
 

情報収集能力

総務は他の部署と連携して仕事を行うことが多いので、各部署からの情報を手際よく集める能力が求められます。また、株主総会の事務局運営を行う際には、必要な法的知識が必要になったり、福利厚生制度の拡充のために社外の導入例を参考にしたり、様々な場面において情報を収集することが重要とされます。
 
 

簿記の知識

総務は社員の賃金や出張費などの清算なども行う場合があるので、簿記の知識を持っていると金銭管理がスムーズになります。また、スキルアップを目指している場合は、簿記のスキルを持っていると将来的に有利になることも多いです。
 
 

未経験から総務になるには

 総務は、会社にとって必要不可欠だが他部署では行っていない業務を幅広く行います。責任ある仕事であるため、口が堅くコミュニケーション能力が高い人が向いています。特定の資格がなくても総務の仕事に就くことができます。
 
未経験かつ新卒採用の場合、「総合職」として採用され、のちに一人ひとりの適性や希望をもとに「総務」に配属されることも多いです。そのため、総務になりたくてもなれないことやその逆も起こり得ます。
 
一方、未経験でも中途採用の場合は総務担当者をピンポイントで募集していることが多いです。そのため未経験からでも総務になれる可能性は十分あります。このケースでは即戦力を求めていることが多いので、「パソコンスキル」や「簿記」などのスキルを身に付けておくと履歴書でのアピールポイントにもなります。また、採用される確率もぐっと上がります。
 
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