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総務の仕事内容や給与は?
必要なスキル・向いている人について解説

総務

 
総務の仕事は、よく「縁の下の力持ち」といわれますが、具体的な仕事内容をイメージしづらい人も多いのではないでしょうか。この記事では、総務の仕事内容や給与、必要なスキル、やりがいについて解説します。総務への転職を考えている人は、ぜひ今後のキャリアプランの参考にしてください。

目次


総務の仕事内容

 
総務は、企業全体や企業そのものに関わるさまざまな業務を担当します。他部署が担当しない仕事の多くを担っています。たとえば、代表電話やHPからの問い合わせといったメール対応、社内文書の作成、来客対応などもあります。人事部や広報部などの部署がない中小企業などでは、総務が人事や経理、広報の仕事も担当することが多く、総務の仕事は多岐にわたります。
 

機器・備品管理

 
パソコンや電話機、コピー機、シュレッダーなどの機器・備品の個数や状態を管理することも総務の仕事です。機器や備品に不具合が生じた場合は、修理・メンテナンスを業者に依頼します。また、名刺やコピー用紙、トナーなどの消耗品についても、なくなる前に定期的に発注を行います。
 
そのほか、机や椅子などのオフィス家具の個数や状態を管理し、古くなった場合は新しく発注します。
 

施設管理

 
社員が安心して仕事ができる環境を整えるために、清掃業者の依頼、照明・空調の調節・整備、防災設備の管理をします。設備に不具合や故障が生じた場合は、業者に修理依頼を出します。また、企業によっては、オフィスや駐車場、倉庫の契約や管理も総務の仕事です。設備や施設にメンテナンスが入る場合は、事前に社員に告知を行います。
 
オフィスビルに入居している企業であれば、防災訓練やメンテナンスがある場合に、総務が社員に告知を行うこともあります。
 

文書管理

 
機器や備品の発注文書や会議で使う資料、稟議書、契約書、社員名簿や株主名簿などの重要文書を作成・管理することも総務の仕事のひとつです。作成された文書を種類や日付ごとにまとめて保存し、必要なときにすぐに取り出せるようにします。管理する際は、いつ、どこで、何を行ったかがわかるように、効率的にまとめておくことが重要です。
 
また、不要になった文書は、情報漏洩に十分配慮しながら定期的に廃棄します。
 

株主総会・取締役会の企画・運営

 
株主総会・取締役会の企画、事務局の運営も総務の仕事です。具体的には、必要な書類の作成や総会全体のシナリオ作成、想定される質問と回答の作成、招集の通知、会場の手配などの準備があります。総会当日は議長の進行補助や質疑応答の対応、総会終了後には議事録の作成を行います。配布資料が多く、印刷業者の手配や発注を行うこともあります。
 
また、株主から問い合わせがあった際には、電話やメールなどの応対も必要になります。
 

社内行事の企画・運営

 
社内行事の企画・運営も総務の仕事です。社内行事には、入社式や社員旅行、社員総会、忘年会などがあります。仕事内容は、年間スケジュールの作成や参加者の名簿作成、日程調整、予算の決定、会場の手配、社員への告知、当日の案内などです。イベントによっては司会を担当することもあります。
 
行事をスムーズに行うために、準備から当日の行動まで多くの仕事をこなします。
 

電話・メール・来客対応

 
企業の代表電話番号やメールアドレスは総務部につながっている場合が多いです。そのため、企業への問い合わせなどの対応は総務の仕事です。また、来客があった場合の対応も総務が行います。事前に来客があることを知らされている場合は、応接室やお茶などの準備もします。
 
さまざまな用件のメールや電話、来客に対応することになるため、用件をすばやく正確に把握し、担当の部署につなぐスキルが求められます。
 

福利厚生業務

 
従業員やその家族の福利厚生面の業務も総務が担当します。健康診断や、休暇制度、育児・介護が必要な社員の支援制度、人間ドックにかかる費用の補助など、企業によってさまざまな福利厚生があります。これら福利厚生の制度設計も総務の仕事のひとつです。そのほかにも、社宅や保養施設などの施設管理を行う企業もあります。
 
職場の環境改善のために、新しい制度の企画・導入の検討も行います。
 

総務の給与

 
ここでは総務の給与について、未経験の場合と経験必須の場合にわけて解説します。
 

未経験の場合

 
総務業務未経験で応募が可能な場合の平均時給は1,463円、平均年収は200~300万円です。総務に限らない一般事務職とあまり変わらないケースが多いですが、求められる業務内容によっても変わってきます。
 
※参考:よく解る!総務【職種図鑑】 はたらこねっと
 

経験必須の場合

 
経験必須の場合の平均時給は1,614円、平均年収は330万円です。人事や労務、法務などの専門性の高い部署も兼任している総務部や経験があったり、業務に関連する資格をもっている場合は、年収が400万円以上と高くなる可能性もあります。
 
※参考:よく解る!総務【職種図鑑】 はたらこねっと
 

総務に必要なスキル

 
総務の仕事をする上で必要になるスキルについて、「パソコンスキル」「コミュニケーションスキル」「情報処理スキル」の3つを解説します。
 

パソコンスキル

 
総務は、備品発注用の資料や株主総会で使う資料など、さまざまな文書を取り扱います。これらの資料は、ExcelやWordなどの文書作成ソフトを使用して作成する事が一般的なため、パソコン操作の基本的なスキルが必須です。
 
また、自分で作成した文書のほかにも、他部署で作成された文書を管理することもあります。作成する資料によっては、関数やマクロを組んで効率化を図ることもあるため、文書を作るだけでなく、自主的にスキルアップを行うことも重要になります。
 

コミュニケーションスキル

 
総務は、経営陣と現場社員の双方とコミュニケーションを取ることが欠かせないため、コミュニケーションスキルも必須です。場合によっては、地域や官公庁の人々と連携を取ることもあります。相手の要望を正確に理解し、相手にわかりやすく伝えることが必要となります。当然ながら、敬語やメールの書き方などの基本的なビジネスマナーも求められます。
 

情報処理スキル

 
他部署と連携して仕事を行うことが多い総務は、各部署から必要な情報を集めて処理するスキルが求められます。そのほかにも、株主総会の事務局運営を行う場合は法的知識、福利厚生制度を新たに導入する場合は、社外の導入例を集めるなど、情報収集の機会が多くあります。
 
また、トラブルに対応することもあるため、状況をすばやく把握し、必要な情報を提供する場面もあります。やるべきことの優先順位を見極め、効率的に仕事こなす力が必要です。
 

総務に向いている人

 
幅広い業務を担当し、さまざまな人や部署と関わる総務に向いているのは、次の4つの特徴を備えた人といえます。
 

多様な仕事を並行して行える人

 
機器や備品の管理、文書作成、社内行事の企画や運営など、総務の仕事は多方面にわたります。そのため、多様な仕事を並行して行える人は、総務に向いているといえます。突発的に仕事やアクシデントが発生することもあるため、急な事態にも冷静に対応できるスキルがあると、スムーズに業務が行えるでしょう。
 
普段からマルチタスクで作業をこなすことが得意な人に、総務は向いています。
 

コミュニケーションスキルがある人

 
さまざまな部署との調整を任されることが多い総務は、相手と気持ちよくコミュニケーションを取れるスキルがあるとスムーズに業務が行えるでしょう。設備や施設のメンテナンス依頼や来客の対応など、社外の人と接する場面も多いため、コミュニケーションが上手く取れないと仕事に支障が出ます。
 
普段からコミュニケーションを取って、ものごとに取り組むことが好きな人には向いている仕事になります。
 

人をサポートするのが好きな人

 
総務の仕事は裏方に徹した仕事であり、ほかの職種に比べて目立つ場面が少ないことが特徴です。仕事で目立ちたいという人よりも、目に見えないところで人の役に立ちたい、人をサポートすることが好きな人のほうがおすすめです。
 
例えば備品の管理だけでなく、なくなりそうな時は早めに発注する、給茶室などは自分だけでなく、ほかのスタッフも使いやすいように整理しておくなど、細かい気配りができ、人の役に立つことにやりがいや楽しさを感じる人に総務は向いています。
 

自主性と行動力がある人

 
企業の重要文書を作成・管理することもある総務は、危機管理スキルも重要です。人事の仕事も兼務する場合は、社員の個人情報を管理する必要があります。情報漏洩やミスや問題が発生しないよう、常に自主性のある危機管理と行動ができる人は、総務としての適性があるといえます。
 
業務上知り得た情報を外部に漏らさない口が堅い人や、ミスや問題にいち早く気付き行動を起こせる人が向いています。
 

総務のやりがい

 
総務は、ほかの職種とは異なるやりがいを見いだせる職種でもあります。ここでは具体的なやりがいについて解説します。
 

組織全体に関わることができる

 
総務は、営業やマーケティング、開発などのあらゆる部門と関わりをもちます。そのため、企業全体の仕事や動きを把握し、組織を裏で支えることができます。総務以上に裏で組織を支える職種は多くないため、総務ならではのやりがいを感じられるでしょう。組織全体を見ているからこその提案やプロジェクトを起こせる可能性もあります。
 

人をサポートする喜びを味わえる

 
社員が働きやすいように環境を整備したり、サポートしたりする総務は、小さな仕事を多くこなします。人をサポートする喜びを感じられる機会が多くあることも、総務のやりがいにつながります。普段から細かい気配りや配慮ができると、社員から直接「いつもありがとう、気が利くね」など、感謝してもらえる機会が多くなります。
 

マネジメント職へのキャリアアップも目指せる

 
総務の仕事をこなしていくと、交渉力や情報処理スキルなど、組織を運営する上で必要なさまざまなスキルが身につきます。これらの経験やスキルを活かして、人事や経理など別職種へキャリアチェンジも可能でしょう。また、総務の仕事を極めて、管理業務全般に関わるマネジメント職へのキャリアアップも目指せます。
 

未経験から総務になるには

 
未経験かつ新卒採用の場合、総合職として採用されたのちに、適性や希望をもとに総務に配属されることが多いです。一方で中途採用の場合は、総務担当者という形で募集している場合があるため、未経験からでも総務になれるチャンスが十分にあります。中途採用の場合、即戦力が求められている可能性が高いため、パソコンスキルを身につけたり、簿記の資格をもっていたりすると有利になります。
 

まとめ

 
総務の仕事は多岐にわたるため、視野を広く、細やかなことに気を配ることが大切です。活躍が目立つ部署ではないかもしれませんが、社員が業務に集中できる環境を整えるために無くてはならない存在です。
 
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