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英語で電話対応をする際のポイント 状況別の使えるフレーズまで紹介!

ビジネス英語 電話

会社に英語の電話がかかってきて困ったという経験はないでしょうか。事前に準備をしていないと、どう話してよいかわからないので、基本的な対応だけでもおさえておくことが必要です。本記事では、英語で電話対応をする際に重要なポイントについて詳細に解説します。

目次


英語で電話対応する際に知っておきたいポイントについて、以下で詳しく紹介します。

はっきりと話す

自分の英語に自信がないと、ついつい小声で話してしまいがちです。しかし、電話は顔を合わせておらずお互いの表情が見えないので、自信がなくても大きな声ではっきりと喋るようにしましょう。
 
また、早口になりすぎないよう気をつけることも大事です。落ち着いて、適度な速度で話すことを心がけてください。
 
 

丁寧な言葉を選ぶ

以下のようなフォーマルな表現をできるだけ選び、相手に丁寧な印象をもってもらうようにしましょう。
 
・“May I~”
・“Could you~”
・砕けた表現である“OK”ではなく、“All right”を使う
 
また、相槌をうつ際に“uh huh”や、言葉の合間に“um” “you know”などを使う癖がある人は、これらを使用しないように注意してください。
 
 

わからない場合は再度確認する

聞き取れなかったり、わからない場合は、そのまま流したり曖昧な返答をせず、必ず聞き返したり、少しゆっくり話してもらうようお願いしましょう。
 
<フレーズの例>
Could you speak more slowly, please?
英語が不得意な人は、電話の最初にあわせて”I speak little English.(私は少ししか英語が話せません。)”と伝えておくと、、相手も配慮してくれます。
 
 

日本語表現と英語表現の違いをおさえる

もともと日本語と英語では表現の概念が異なっていて、日本語にある表現が英語には存在しないことが多くあります。例えば「お世話になっております」に該当する表現は英語にはありません。また英語には尊敬語や謙譲語の概念もありません。
無理に直訳しようとせず、英語での慣用的な表現に慣れていくことが大切です。
 
 

電話の後に確認のメールを送る

電話の場合、対面のときと比べると、きちんと伝わっていないことや、認識に違いが生まれていることが多いものです。ましてや慣れない英語での会話です。「言った、言わない」といったトラブルに繋がらないよう、電話を切った後、早い段階で確認のメールを送るとトラブルを避けることができます。


ビジネスシーンで使うフレーズには共通性があります。こちらから英語で電話をかける際によく使う定番のフレーズをご紹介します。

自分の会社名・名前を名乗る

まずは自分が誰か名乗ります。
 
Hello, this is Noriko Saito from ○○corporation.
(お世話になっております、〇〇会社のサイトウ ノリコと申します。)
 
「お世話になります」は英語にはないので、代わりに”Hello”や”Good morning”を使います。夕方や夜なら”Good afternoon”、”Good evening”も使えます。
 
 

担当者に電話を取りついでもらう

次に担当者を呼び出してもらいます。
 
May I Speak to Mr. Cook?
(クックさんをお願いできますか?)
 
I would like to speak to Mr. Cook.
(クックさんとお話したいのですが)
 
「May I〜?」や「I would like to」を使うことで、ビジネス向けの丁寧な表現になります。
 
 

電話の用件を伝える

相手の時間を奪わないためにも、最初に手短に電話の目的を伝えましょう。
用件を伝えるための例文をいくつかご紹介します。
 
I'm calling on behalf of Mr. Takezawa.
(タケザワさんの代理で連絡しております)
 
I'm calling to arrange a appointment to ask about 〇〇.
(〇〇についてお打合せのお時間をいただきたくお電話しました)
 
I would like to discuss the new web design of our next project.
(私達の次のプロジェクトのWEBデザインについて相談したいです)
 
 

担当者が不在の場合

ここでは担当者が不在の場合の表現についてご紹介します。
 
When is she/he going to be back?
(いつ頃お戻りでしょうか?)
 
Could you tell her/him that I called?
(電話があったことをお伝えいただけますか?)
 
Can I leave a message?
(伝言をお願いできますか?)
 
Could you ask her/him to call me back?
(折返しお電話いただけますか?)
 
I’ll give her/him a call later.
(また後ほどお電話します)


今度は、かかってきた電話を英語で受けるときの定番フレーズについてご紹介します。

電話に出る・名乗る

自分が電話を取るときの定番の言い回しです。
 
Thank you for calling, this is 〇〇 Corporation, Tanaka speaking. How may I help you?
(お電話ありがとうございます。〇〇会社のタナカでございます。どのようなご用件でしょうか?)
 
“Thank you for calling”の代わりに”Hello” や”Good morning”でも大丈夫です。
 
 

相手の名前を聞く

May I have your name, please?
(お名前を教えていただけますか?)
 
May I ask your name, please?
(お名前をお伺いできますか?)
 
Can I have your company name, please?
(御社名を教えていただけますか?)
 
I am sorry, who is speaking?
(失礼ですが、どちらさまでしょうか?
 
丁寧な印象にするために、語尾に「please」を付けるとよいでしょう。
 
 

担当者にすぐつなげる場合

担当者にすぐつなげる場合のフレーズをご紹介します。
 
I'll transfer you.
I'll put you through.
(おつなぎします)
 
I'll put you through to Mr./ Ms. 〇〇.
(〇〇におつなぎします)
 
I'll put you through to the person in charge.
(担当者におつなぎします)

特定の人や部署を指すときは、「the」を使います。
 
One moment please.
Could you hold for a moment?
(少々お待ち下さい)
 
David, you have a call from Mr. Fredy of Company Q on line 3)
(デビッドさん、Q社のフレディさんから3番にお電話です)
 
 

担当者が不在・電話に対応できない場合

 

外出中の場合

She/He is out of the office at moment.
(ただいま外出中です。)
 

ミーティング中の場合

I’m afraid She/He is in a meeting right now.
(あいにく、ただいま会議中です。)

“I’m afraid”では申し訳なさや、残念さを表します。

電話中の場合

She/He is on another line right now.
(只今別の電話に出ております。)
 

席にいない場合

I'm sorry, but she/he is away from her/his desk.
(申し訳ありません、ただいま席をはずしております。)
 

帰宅後の場合

She/He has left for home today.
(本日は帰宅いたしました。)
 
 

折り返しの電話・伝言を受けるかなどを確認する

担当者が不在または電話に出られない場合は、どのような対応を希望するか、相手に確認します。
 

このまま待ってもらう

Would you like to hold?
(このままお待ちになりますか?)
 

再度かけ直してもらう

Could you call back later?
(後ほどおかけ直しいただけますか?)
 

折り返し電話するか聞く

Would you like her/him to call you back later?
(後ほど折り返しお電話さしあげましょうか?)

「Would you like 」は「〜して欲しいですか?」と相手の希望を問う型です。
 
Shall I have her/him call you back?
(後ほど折り返し連絡させましょうか?)

「have her/him 」は彼女/彼に「〜させましょうか?」の意味で、へりくだった言い方です。
 

伝言を受けるか確認する

Would you like to leave message?
(ご伝言を承りましょうか?)


これさえ言っておけば何とかなる、英語の電話対応で困ったときの定番フレーズをご紹介します。

電話が聞き取りにくい

電話が聞き取りにくいときに使えるフレーズです。
 
Could you please speak more slowly for me?
(もう少しゆっくり話していただけますか?)
 
Could you please speak more louder for me?
(もう少し大きな声で話していただけますか?)
 
Could you say that again for me?
(もう一度お願いします。)
 
“for me”を付けると、相手の落ち度ではなく、私の方の都合なんですよ、といったへりくだったニュアンスを出せます。
 
 

間違い電話を受けた

間違い電話を受けた場合に使える英語での対応フレーズです。
 
I'm afraid you have the wrong number?
(失礼ですが、番号をお間違えではないでしょうか?)
 
There is no 〇〇 here.
(〇〇という名前のものは、ここにはおりません。)
 
I'm sorry. There is nobody by that name.
(恐れ入りますが、そのような名前の者はおりません。)
 
 

名前のスペルを確認したい

電話相手の正確なスペルが知りたい場合に使う定番の言い方です。

Could spell out your name, please?
(お名前のスペルを教えていただけますか?)
 
電話でスペルを聞くとき、聞き間違いを防ぐために、英単語の頭文字を使って確認する手法があります。以下の「フォネティックコード」と呼ばれるものです。
このコードを使って以下のようにスペルを伝えます。特にDやBやTは聞き間違いの可能性が高いのですが、コードを使うと間違いが防げます。

Yes, my name is David. D as in Delta, A as in Alpha, V as in Victor, I as in India, D as in Delta.
 
フォネティックコード

文字 使用する語 文字 使用する語 文字 使用する語
A Alpha J Juliet S Sierra
B Bravo K Kilo T Tango
C Charlie L Lima U Uniform
D Delta M Mike V Victor
E Echo N November W Whiskey
F Foxtrot O Oscar X X-ray
G Golf P Papa Y Yankee
H Hotel Q Quebec Z Zulu
I India R Romeo    


英語の電話対応でよく使う定番のフレーズについてご紹介しました。
オフィスで電話を受けたとき、相手が英語で話し始めると始めはドキドキしますが、ビジネスで使うフレーズを覚えてしまえば、案外簡単に対応できるものです。
 
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