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英語のビジネスメールを送るには?基本の構成から豊富な例文まで紹介!

ビジネス英語 メール

英文のビジネスメールをどのように書けばよいのかわからずに困っている人は多いものです。英語のメールには日本語のメールと異なる部分があるため、まずは基本パターンを確認するとよいでしょう。

この記事では、英語のビジネスメールの基本の構成から、いますぐ使える表現やよく使われている例文を豊富に紹介しています。英文のビジネスメールを送る際に役立ててください。

目次


英語のビジネスメールを書く際に、おさえておきたいポイントを解説します。

大切なことを最初に書く

英語のビジネスメールでは、大切なことを最初に書きます。文頭に要点を書き、こちらの意図が伝わる文面を心がけましょう。
 
 

日本語のような挨拶文は必要なし

日本語のメールと違い、「いつもお世話になっております」といったような挨拶文は必要ありません。英語のビジネスメールは、用件の伝達手段であるため、過剰なコミュニケーションは不要といえます。結論ファーストを意識するとよいでしょう。
 
 

内容はシンプルかつ簡潔に

英語のビジネスメールでは、できるだけ要点を簡潔にまとめ、シンプルにしましょう。過剰な丁寧語や、まわりくどい表現を多用しないほうがよいです。一画面ですべて収まるくらいがおすすめです。
 
 

文字化けする可能性のある文字は避ける

環境依存文字など文字化けの可能性がある文字の使用は避けましょう。日本の環境に慣れていると、アルファベットや数字の全角を使うことがありますが、必ず半角を使用します。


英語のビジネスメールの、基本構成を紹介します。

件名

メールのタイトルです。日本語のメール同様に、英語のビジネスメールでも、内容を知らせる重要な部分です。件名は、簡潔明瞭を心がけ、一目見て内容がわかるようにしましょう。不明瞭な件名の場合、迷惑メールと判断されてしまう恐れがあります。
 
 

頭語(宛名)

"Dear" で始まる、宛名を書く部分です。英語のメールでは必ず書きます。"Dear" の後には相手の名前を書きます。相手の名前がわからず、役職名だけがわかっている場合には、役職名を記載しましょう。
 
役職もわからない場合は、”To whom it may concern” (ご担当者様へ)などと書くとよいでしょう。親しい相手であれば、Dearを抜いて名前のみ書くだけでも大丈夫です。
 
 

前文(書き出し)

日本語のメールにおける、挨拶記載の部分です。基本的には挨拶は不要である英語のビジネスメールですが、簡単な自己紹介文などを書くと印象が良くなります。
 
 

主文

用件を結論から書きます。相手にして欲しいことなどを簡潔に書きましょう。締め切りがある場合は、明確にし、自分の意見などは最後に書くとよいです。
 
 

末文(結びの挨拶)

最後に一言お礼などを伝えます。定型文があるので、感謝・依頼・お詫びなどに適した文章を決めておくと便利です。
 
 

結語

頭語を受けるパートです。拝啓に対する敬具に相当します。”Sincerely” など、いくつか定型文があるので、覚えておくとよいでしょう。
 
 

署名

自分の名前に続けてセクション名、社名を記入します。


件名

いくつか文例を紹介します。
 

業務連絡

一般的な業務の連絡の場合は、このように具体的に書きます。
・Time changes for interview. (面接時間変更の件)
・Schedule confirmation for next month. (来月のスケジュール確認の件)
 

お礼

お礼のメールを送る場合の件名です。
・Thank you for agreement. (ご契約いただきありがとうございます)
“Thank you for~” は、感謝を伝えたいさまざまなケースに応用できる便利なフレーズです。” for” の後に対象となる事柄の単語を入れるだけで通用します。
 

依頼

何かをお願いする場合の件名です。
・Let us know about the event information. (イベント情報について情報を教えてください)
“about” の後を入れ替えることで依頼全般に利用できます。
“Let us know” の代わりに、”Request” を使ってもよいでしょう。
 

招待メール

取引先や顧客に招待メールを送る場合の件名です。
・Founding memorial party on April 10. (4月10日の設立記念パーティーのご案内)
簡潔明瞭を優先するビジネス英語では、ご案内やご招待といった文言を使わなくても成立します。日本語のメールで「4月10日の創立記念パーティー」とだけ書いたのでは失礼な印象がありますが、英語では問題ありません。また、月は”Apr”、”Apr.”のように省略形でも書けます。
 
・Invitation from O. (O氏からのご招待)
上記のように、招待する内容よりもホストが誰であるかが重要なときなど、状況に応じて使い分けるとよいでしょう。
※参考
英語のビジネスメールの書き方
ビジネスシーンで役立つ、英語メール作成のポイントと注意点 短期集中ビジネス英会話トレーニングALUGO(アルーゴ)
英語メールの件名の例文80選!ビジネスから日常まで


英語のビジネスメールの書き出しとしては、簡単な自己紹介やお礼の言葉、件名よりも少しだけ細かいメール内容について書きます。以下のとおり、いくつか文例を紹介します。

お礼

・I hope today is a great day with you. (素敵な一日になりますように)
・Thank you for attending last week. (先週は出席ありがとうございます)
・Thank you for seeing you the other day. (先日はありがとうございます)
・Thank you for your inquiry about our products. (弊社の製品へのお問い合わせ、ありがとうございます)
・Thanks for your invitation. (ご招待ありがとうございます)
 

依頼

・I’d like to borrow your wisdom. (お知恵を拝借します)
 

注意

・Please note that the project report submission is until the end of the month.(プロジェクトの報告書の提出は月末までなのでご注意ください)
※参考
【保存版】悩まず書ける!英語メールの書き方の5つのポイント
ビジネスシーンで役立つ、英語メール作成のポイントと注意点 短期集中ビジネス英会話トレーニングALUGO(アルーゴ)
英語メールの件名の例文80選!ビジネスから日常まで
英語のビジネスメールの書き方


英語のビジネスメールではよく使うフレーズがあります。以下のとおり、いくつか文例を紹介します。

・【Important】Please send agreement (重要:契約書をお送りください)
・Introduction :I'm Y in Sales of X company. (はじめまして、X社の営業担当をしておりますYです)
・The product I showed last month has been improved. (先月お見せした製品が改良されました)
・Please introduce to~ (~に紹介していただきたい)
・It would be great if you could go together. (ご一緒できるとうれしいです)
・Please let us know. (教えてください、お問い合わせください)
・I’ll let you know the application has been approved.(申請が承認されましたのでお知らせいたします)
・Sorry, the accepting period has passed. (残念ですが、受付終了しました)
 
※参考
英語メールの書き出しフレーズ15選 サクサク書けて応用自在! Kaplan Blog
英語メールの件名の例文80選!ビジネスから日常まで
英語のビジネスメールの書き方


英語のビジネスメールでは、末文・結び、共に長文は好まれません。以下のとおり、いくつか文例を紹介します。

・Thank you for your help. (どうもありがとうございました)
・I’m looking forward to see you. (会えるのを楽しみにしています)
・Have a great weekend. (よい週末をお過ごしください)
・Please contact me if you have any questions about this service.
(このサービスについての質問があれば連絡してください)
・Please confirmation at your earliest convenience. (できるだけ早めにご確認ください)
末文の次にくる「結語」は、日本語の「敬具」のように決まった表現が使われます。
・Best regards
・Sincerely Yours
 
※参考
末文の書き方 | 今すぐ使える英語メール文例集【英語メール基本編】
英語メールの書き出しフレーズ15選 サクサク書けて応用自在! Kaplan Blog
センスがグッとアップする。そのまま使える英語メール書き出し80選
【保存版】悩まず書ける!英語メールの書き方の5つのポイント


英語のビジネスメールには、いくつかのパターンがあります。これらのパターンを身につけることで無理なく作成できるようになります。基本の構成を外さないことと、簡潔明瞭を心がけることが重要です。英語のビジネスメールを簡単に書けるようになれば、活躍できる場も広がります。
 
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