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職場でのコミュニケーションを改善するのに大切なポイントとは

職場コミュニケーション

どんな職場においてもコミュニケーションは重要です。円滑なコミュニケーションができていると、安心してのびのびと業務に取り組むことができるため、ストレスが減る、生産性が上がる、モチベーションアップにつながるなどのメリットがあります。

しかし、「自分から話しかけられない」「何を話したらいいかわからない」など、職場でのコミュニケーションを苦手と感じている人も多いのではないでしょうか?

この記事では、コミュニケーションの得意な人・苦手な人の特徴と、コミュニケーション能力をアップする具体的な方法を解説します。自分の特徴と照らし合わせた上で、明日から職場でのコミュニケーションに役立ててください。


経団連が行った採用に関する調査では、企業が選考にあたって重視した点として「コミュニケーション能力」が15年連続の1位を獲得しました※。2位の「主体性」と20%以上の差をつけての首位であり、企業がコミュニケーション能力を強く重視していることがわかります。

※参考
2017年度 新卒採用に関するアンケート調査結果 | 日本経済団体連合会

ひとくちに社内コミュニケーションといっても大きく以下の3つに分けられます。
・横のコニュニケーション
・縦のコミュニケーション
・全体のコミュニケーション
ここでは、それぞれのコミュニケーションの内容について詳しく解説します。

縦のコミュニケーション

縦のコミュニケーションとは、経営陣と従業員、あるいは上司と部下など、上下関係で行われるコミュニケーションを指します。
 
経営陣と従業員の縦のコミュニケーションが不十分だと、経営陣のビジョンや意図が従業員にうまく伝わらず、会社のあるべき姿がぶれてしまったり、従業員が自分の仕事に意義を見出だせなくなったりします。また、上司と部下の縦のコミュニケーションが不足していると、上司の指示がうまく部下に伝わらなかったり、上司と部下の問題意識がずれてモチベーションの低下につながったりという不都合が生じます。
 
 

横のコミュニケーション

横のコミュニケーションは、同僚同士や事業所間、部門間など、横の関係で行われるコミュニケーションです。
 
横のコミュニケーションが不足すると、必要な情報の伝達が行われなくなったり、役割分担がうまくいかなくなったりといった不都合が生じる恐れがあります。また、共通の目標の達成に向けて一緒に努力する、互いに高めあうという意識が希薄になってしまい、組織の一体感が損なわれ、結果として業績低下につながるなどの悪影響が出る可能性もあります。
 
 

全体のコミュニケーション

全体のコミュニケーションとは、事業所や部門、上司と部下などの垣根を越えた企業全体で行われるコミュニケーションです。
 
全体のコミュニケーションがうまくいかなくなった場合、例えば本部からの情報が十分に支部に行き渡らず、従業員の意識のずれが生じて目的意識や問題意識の共有がされなくなる、などの問題がおこる可能性があります。また、社内の問題が他人事のように感じられ、会社への帰属意識が希薄になる恐れもあります。


コミュニケーション能力を高めるために、まずはコミュニケーションが得意な人の特徴を理解するところからはじめましょう。
ここでは、コミュニケーションが得意な人の特徴を解説します。


笑顔を絶やさず明るい

いつも笑顔でいる人と、いつも暗い表情をしている人。どちらのほうが話しかけやすいかというと、考えるまでもないですよね。いつも笑顔でいる人は、自然と話しかけられやすくなります。また、笑顔の人は好感をもたれることが多いです。相手から好感をもってもらえれば自分も好感をもって接しやすくなるので、交流は自然と広く深くなっていきます。
 
このように、いつも笑顔で明るく振る舞っている人は円滑な人間関係を築きやすくなります。コミュニケーション能力が高い人を思い浮かべてみると、自然な笑顔でいることが多い人ではないでしょうか?
 
 

誰とでも話せる

コミュニケーション能力が高い人の特徴として、誰に対しても興味や関心が強いという点があります。コミュニケーションは互いがもつ情報を交換したり、互いの考えを伝え合ったりする行為のため、相手について知りたいという欲求がなければ、交流は表面的なものになりがちです。
 
人間は、自分に理解を示してくれたり関心をもってくれたりする人に好感をもちやすくなります。人と信頼関係を築いて濃密なコミュニケーションを取ろうとするのであれば、心理的に壁を作らず、相手に関心をもって接する習慣が必要です。
 
 

まわりに気配りできる

細やかな気配りは、相手が何をしてほしがっているかを察するところから始まります。相手の要望に気がつくためには、相手に関心をもたなければいけません。「一を聞いて十を知る」という言葉があるとおり、想像し、動くこと。その結果、相手が何をしてほしいかをすぐに察し、率先して行動できるようになります。
このような配慮を積み重ねていくと、周囲からの印象もポジティブなものになるでしょう。


コミュニケーションが苦手な人の特徴を理解することで、コミュニケーションをとる際、どのような点に気をつければいいかがわかります。
ここでは、コミュニケーションが苦手な人の特徴を解説します。

話しかけるのが苦手

コミュニケーションが苦手な人の特徴としてまずあげられるのが、自分から話しかけるのが苦手ということです。
 
話しかけようとしても話題が見つからない、空気を読めない発言をしてしまうことを過度に恐れる、話しかけた相手にどう思われるかを気にしすぎてしまう、などの理由があり、自分に自信を持てないことが原因となっている方が多いようです。
 
 

自分の考えや価値観を押しつける

コミュニケーションにおいては協調性が大事です。自分の価値観や考えを押しつけるばかりで人の価値観には無関心であったり、あるいは人の考えを否定ばかりしたりするようであれば、コミュニケーションはうまくいかないでしょう。
 
人にはそれぞれ考えや価値観があるため、自分と相手の考えに違いがあるのは当然です。これを理解したうえで相手との関係を築こうとしないと、コミュニケーションは一方通行になったり、伝えたいことが伝わらなかったりしてしまいます。
 
 

人の話をさえぎり自分の話をする

コミュニケーションは、お互いの考えや意見を伝え合うものです。しかしせっかちな人は、相手の話の途中で結論を先に言ってしまったり、自分の考えをかぶせてしまったりしがちです。すると、相手は自分の考えや思いを十分に伝えることができず、不満をもってしまいます。
 
相手の感情に気を回しすぎたり、失敗を過度に恐れてしまったりしても会話はできなくなってしまいますが、自分が話そうとしてばかりになってしまってもコミュニケーションは成立しません。


一朝一夕でコミュニケーション上手になれるわけではありませんが、苦手な人でも訓練をすればコミュニケーション能力をアップすることができます。
コミュニケーション上手になるために、今日からできる方法を紹介します。

笑顔の練習をする

笑顔は相手への好意や賛同を示すものであり、コミュニケーションの重要な要素です。笑顔が苦手だという人は鏡の前で笑顔の練習をしてみましょう。最初は少しぎこちないかもしれませんが、続けているうちに笑顔をつくるための筋肉が発達し、自然に笑えるようになってきます。
 
笑顔の1番目のポイントは口です。「い」の音を発声するときの形が笑顔の基本になります。もし「い」の音を出しながらでもうまく笑顔が作れない場合、頬の筋肉がかたまっている可能性があります。筋肉をほぐすように優しくマッサージをしてみましょう。
 
2番目のポイントは目です。口元は笑っていても目が笑っていないというのでは台無しになってしまいます。目じりを下げることを意識し、難しい場合には目元の筋肉をほぐすマッサージをしましょう。
 
最後に、楽しい・嬉しいといったプラスの感情をもつことです。いくら口角が上がり目じりが下がっていても、心が伴っていなければ相手には伝わってしまいます。プラスの感情をもち、素直に表情に出すことで、笑顔があたたかく自然なものになります。
 
 

自然な自己開示をする

適度に自分の話をすると、コミュニケーションが活性化します。自己開示には返報性の原理がはたらくため、適切な自己開示を行えば「相手が自分の話をしてくれたのならこちらも自分の話をしよう」と、相手も自己開示をしてくれるようになります。その結果、お互いへの理解が深まり、信頼関係が構築されていきます。
 
ただし、自分の話ばかりをしすぎて相手の話を聞こうとしないと、逆に不満を抱かせてしまいます。お互いに気持ちよく自己開示ができるよう、気配りを忘れないようにしましょう。
 
 

人の話をよく聞く

自分が話をする際に、相手が関心をもって聞いてくれると嬉しいものです。人の話をよく聞く際のポイントとしては、先入観を持たずフラットな状態で聞く、相手を重要な人物だと思って真剣に聞く、相手の話を否定しない、などがあげられます。
 
また、相手の話をよく聞いていれば、そのポイントを拾い上げながら話を広げていくことができます。相手が7、自分が3くらいの割合で話をするように意識し、適切なタイミングであいづちを打つことを心がけると、相手は話を続けていきやすくなるでしょう。
 
 

相手のいいところを伝える

相手のいいところを見つけ、積極的に伝えるようにしましょう。わざとらしいお世辞などは逆効果ですが、自分のいいところを見つけ本心から褒めてくれる相手に対して、人は好意をもちやすくなります。また、相手のいいところを見つけようとすることで、褒める側も相手に好意をもちやすくなります。コミュニケーションは相互作用のため、お互いに好意をもって接することでいい影響がもたらされます。
 
また、日ごろから感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。面と向かって伝えるのが恥ずかしい場合には、手紙なども効果的です。


この記事では、コミュニケーションの得意な人・苦手な人の特徴と、コミュニケーション能力をアップする方法について解説しました。コミュニケーションが苦手な人は多いですが、どんな職場においてもコミュニケーションはとても重要です。ポイントを押さえ、コミュニケーション能力を高めるための参考にしてください。
 
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