仕事が変わるメモの取り方
メモの必要性から活用方法まで解説

できるビジネパーソンと評される人の多くが、メモを上手に活用しています。

もともとメモは見聞きしたことをすぐ書きとめ、忘れないようにする「備忘録」としての役割を担っていました。しかし現代では、思いついたアイデアをかたちに残したり、情報を整理したり、共有することを目的に活用されています。

メモを上手に取ることができれば、あとで読み返したときに多くの情報を得られるだけでなく、それらの情報をうまく整理でき、取捨選択することができます。こうしたメモの活用法をマスターすると仕事にも役立ちます。

急いでいるあまりに雑に書いてしまうと書いた本人でも内容が読み取れないことがあります。そうなると、せっかくの情報や気づきをあとで活かすことができません。メモをまとめず、あちこちに書き散らかすのもおすすめしません。どこに何を書いたのかがわからなくなり、メモを見返すという習慣がなかなか定着しないからです。
 
また、メモを取るうえでありがちな失敗のひとつが、見聞きした内容を全部書き留めようとしてしまうことです。一言一句すべてを書こうとすると、メモを取ることに集中するあまり、話の要点を聞き逃してしまいます。

ここでは、ビジネスシーンでメモを取るメリットを4つ紹介します。
 
 

備忘録になる

メモを取るメリットとしてまず思い浮かぶのが、情報の記録という側面です。多くの仕事を抱える中で、自分の記憶力ばかりをあてにしていると、情報がうまく整理できなかったり記憶が散乱してしまったりと、思わぬ失敗をしてしまう原因になりかねません。
 
備忘録としてメモを活用すれば、情報を正確に把握でき、記憶に頼ることで引き起こしがちな失敗を予防できます。
 
 

状況を整理する力がつく

状況を整理し、要点をまとめる習慣がつくのも、メモのメリットのひとつです。
 
会話をメモするときは、スピードに追いつくため、無意識に話の要点やキーワードを常に取捨選択しています。頭の中で行われる情報の整理と取捨選択によって、情報や論点をうまく整理し、優先事項を把握できるのです。こうしたスキルは、仕事を正確かつ効率的に進めるうえで欠かせません。

また、上司の指示や期限なども記録しておけば、タスク管理もできます。
 
 

アイデアを可視化できる

メモを取るうえで重要なポイントのひとつが、頭に思い浮かんだことを可視化できるということです。クライアントとの打ち合わせなどに限らず、ふとしたときに思いついたことをメモしておけば、瞬間的なアイデアをかたちにして残せます。

言葉だけでは難しい場合は、絵や色などで補完しつつ、できるだけ思いついたままのアイデアを可視化するようにしましょう。ちょっとした走り書きでも、あとで見返すと思わぬヒントになることもあります。そうしたアイデアの集積が、ビジネスチャンスにもつながるのです。
 
 

相手に信頼感を与えられる

商談中や社内でのやり取りの中で、熱心にメモを取る姿を見れば「これだけメモを取っているのだから、話の内容も正確に伝わるだろう」と相手は安心感をもつでしょう。
 
ポーズだけでは意味がありませんが、いつでもメモを取ってくれる人という印象を与えることができれば、信頼感が得られることも期待できますし、さらに価値のある情報を与えてくれたりするかもしれません。積極的にメモを取る姿勢を、相手の信頼へとつなげていきましょう。

メモのメリットや失敗例を踏まえたうえで、ここでは、メモの取り方の基本を解説していきます。

文字は手書きで

パソコンやスマホを使ってメモを取ると、ディスプレイばかり見て記録することに集中してしまいがちです。一方で、手書きでメモを取ると、自由度が大きく、相手の発言の内容を考えつつインプットすることができます。

箇条書きに書いたり、表なども用いながら、あとから見直してもわかりやすいメモにすることを意識しましょう。
 
 

メモは一元管理する

ふとした瞬間のアイデアをメモに書き留めても、メモした紙を管理できなければ、そのアイデアを失ってしまう可能性があります。

せっかくの思いつきやアイデアを時系列で見返せるよう、一冊のノートにまとめ、一元管理するのがおすすめです。状況によってメモ用のノートを持っていない場合は、身近な紙にメモしたあと、いつものノートに書き写しておきましょう。
 
 

必ず日付けとタイトルを付ける

メモを取る際のポイントのひとつが、何についてのメモなのかわかるように、日時や場所、タイトル、同席者の名前などを記録しておくことです。

同じ顔ぶれで何度も打ち合わせすると、何をどういった流れで話したかがあいまいになりがちです。日時やタイトルなどを記録することで、読み返したときにその状況を思い返しやすくなり、内容がよく理解できます。
 
 

自分の思ったことやコメントも書き込む

手書きのメモの場合、その場の雰囲気や状況を自分で再現しやすいのが特徴です。自分の考えやコメントなども書き込んでおくと、あとで読み返すときに再現度がさらに高まります。

自分の気になったこと、頭に浮かんだことをそのまま切り取り、かたちにできるのも、手書きのメモならではのメリットです。
 
 

色をわけて書く

メモの重点やタスク、締め切りなど、押さえておくべきポイントを明確にするために有効なのが、ボールペンの色の使いわけです。しかし、あまりカラフルにしすぎるとかえって見づらくなるため、黒・赤・青の3色ボールペンなどをおすすめします。

メモを取る際の基本を黒色にし、自分のコメントやアイデアなどを青色、話の重点やタスクの締め切りなどを赤色といった具合に色を使いわければ、メモのポイントが一目瞭然で、情報をまとめやすくなります。
 
 

5W1Hを意識する

よりわかりやすいメモを取るために大切なのが、「いつ、どこで（どこへ）、だれが、何を、なぜ、どのように（5W1H）」を意識して記録に残すことです。メモを取るのに慣れてきたら、これらを箇条書きするようにしましょう。こうした意識づけで、メモがより簡潔かつ効率的になり、書くスピードもあがります。

情報のあいまいさやヌケモレがすぐに目にとまるようになり、あとで見返したときにも要点をまとめやすくなるはずです。
 
 

余白を残す

手書きのメモのメリットのひとつが、自由度の高さです。このメリットを最大限いかすために重要なのがメモを書く際には余白を残しましょう。

ある程度の余白を残せば、メモが読みやすくなるうえに、自分のアイデアを書き込みやすくなります。行間を少し開けておけば、そこに情報を追加でき、メモのメリットをより活かすことができます。

上手にメモを取るためには、ある程度の練習とコツが必要です。ここでは、メモを取る際のコツを解説していきます。

ひらがなやカタカナで書く

雑に書いてしまい読めないようでは本末転倒ですが、メモを取るときに、必要以上にきれいな文字を意識する必要はありません。また、難しい漢字をあえて使う必要もありません。あとで見返したときに理解できればいいからです。

画数が少ないひらがなやカタカナを用いると、書くスピードがアップします。さらに、人名の読み間違いや書き間違いを防ぐといったメリットもあります。
 
 

スマホやタブレットと併用する

この記事では、基本的には手書きのメモについて説明していますが、すべてを手書きのメモにしなければならないわけではありません。

スマホやタブレットのメモ機能・ボイスレコーダーなどのアプリを活用するのも時短のポイントです。手書きのメモとこれらのツールを併用し、利便性を追求していきましょう。

ホワイトボードやレイアウトなどの記録には、カメラで撮影するなどが手軽で効果的です。
 
 

お気に入りの道具を使う

自分のお気に入りの文具を用意するのも、メモを取る際の意欲をあげるポイントです。

多くのメモ帳やノート、ボールペンなどの中から、自分に書きやすいものを吟味すれば、メモを取る効率も上がります。また、自分が使い慣れたものを使うことで、自分なりの工夫を凝らしてメモを取れるようになるでしょう。

ここでは、使いやすいおすすめのメモ帳をタイプ別に8つご紹介します。

メモ帳タイプ

メモを取るのに便利で見直しやすいメモ帳タイプです。時系列に記せば、のちのち話の流れやアイデアのもとをたどるときに役立ちます。
 

ダイゴー すぐメモ B3436

 

 
 行間8ミリの横罫が入ったノート型メモ帳です。縦7×横9㎝とコンパクトなサイズ感でどこにでも携帯でき、ペンホルダーもついているのが魅力です。ミシン目もあり、簡単に切り取れます。差し替えられるリフィルもあるので、どんどんメモしていきましょう。
 
出典：
すぐメモ! 縦型鉛筆付手帳 横罫 小 B3436 ダイゴーオンラインショップ
 

プラス「カ・クリエ」シリーズ A4×1/3 プレミアムクロス

 

 
プラスの「カ・クリエ」シリーズの中でも特に人気なのが、縦長スリムなかたちが特徴の「プレミアムクロス」です。書き込めるスペースはたっぷりありながらもA4の1/3サイズなので、女性の小さなバッグにも収納しやすくなっています。フラットにページが開けるのもうれしいポイントです。

出典：
Ca.Crea（カ.クリエ）プレミアムクロス PLUS
 
 

ブロックメモタイプ

デスクの上に常備して、思いついたときにすぐ書き留めるのに便利なのが、ブロックメモタイプです。
 

SHIKI ブロックメモ 白無地

 

 
縦10×横10㎝の白無地ブロックメモです。1,000枚も入っているので、惜しみなく使えます。デスクの中にしまうときには、好きな厚みでわけてしまいましょう。いろいろな場所に分けて置いておくのがおすすめです。
 
出典：
SHIKI ブロックメモ 白無地 Amazon
 

Rhodia（ロディア）ブロック ロディア No.11

 

 
フランスの人気文具ブランド「ロディア」の中でも、特にファンが多いのが、手持ちサイズの「No.11」です。横7.4×縦10.5cmで、80枚入っています。スタイリッシュなデザイン、撥水性がある表紙カバー、ミシン目付きの用紙、なめらかな書き心地などが高い評価の理由です。
 
出典：
Rhodia（ロディア）ブロック ロディア No.11
 
 

ToDoリストタイプ

やるべきことを明確に把握するために便利なのが、ToDoリストタイプのメモ帳です。
 

無印良品 短冊型メモ チェックリスト

 

 
縦185×横82mmの短冊形ToDoリストです。とてもシンプルなチェックリストなので、やるべきことが一目瞭然になり、やる気が出ると評判です。ファミリーマートなどで手に入りやすいのも便利な点です。
 
出典：
短冊型メモ チェックリスト 無印良品
 

コクヨ フリーカットメモ チビット

 

 
無地の用紙に5mm方眼のミシン目が入っているメモ帳で、必要な分だけ切り取って使えます。メモした大きさに合わせてカットできるので、あまった部分が無駄になりません。その日やるべきことをメモしておくToDoリストとしてとても便利です。
 
出典：
フリーカットメモ チビット コクヨ
 
 

デジタルメモタイプ

最近人気があるのは、スマートフォンと連動したデジタルメモや電子メモパッドです。
 

SHOT NOTE 無線綴じタイプ

 

 
無線綴じのノートなので、フラットに開くことができ、書き込みやすいのが特徴です。専用アプリを起動し、ノートを撮影すれば、スマートフォンなどへ自動的に取り込めます。手書きのタスクリストや図などを簡単にデジタル化できるので、共有するのにも便利です。
 
出典：
SHOT NOTE 無線綴じタイプ キングジム
 

電子メモパッド ブギーボード

 

 
薄くて軽量、手軽に持ち運べる電子メモパッドとして人気なのが「ブギーボード」です。耐久性の高さや、なめらかな書き心地もファンの多い理由です。線の細さを選べて、画面消去もワンタッチです。
 
出典：
電子メモパッド ブギーボード キングジム