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ビジネスメールの送り方 基本マナーやビジネスメール例文集も紹介

ビジネスメール

ビジネスシーンにおいて、メールでのやり取りは必要不可欠です。
ビジネスメールのマナーをよく知らずに送ってしまうと、相手に失礼があったり、誤解を与えてしまったりする可能性があります。そのため、社会人として基本的なビジネスメールの送り方をマスターしておきたいですよね。

この記事では、ビジネスメールの書き方や、送る際の注意点を解説します。
その他、実際に使えるビジネスメールの例文集も紹介しているので、ぜひ役立ててください。


メールを送るのに必要な宛先「To」「CC」「BCC」の使い分けについて解説します。

To/CC/BCCはどう使い分ける?

To:直接対応をする相手(メインの宛先)
CC:情報を共有したい相手で、TOの受信者にも知らせたい相手
BCC:情報を共有したい相手だが、TOとCCの受信者には隠したい相手
 
「To」は、メールの用件を必ず伝えたい、メインの宛先です。
例えば、担当者が複数いる場合には、「To」に複数人のメールアドレスを入力します。「CC」を使いたくなりますが、「CC」は「メインの宛先ではありませんが、参考に送ります」という意味があるので、必ず読んでほしい場合は「To」を使いましょう。
 
「CC」は全員のメールアドレスが送信先に表示されるので、送信者は各関係者を知っていても受信者がお互いを知らない場合もあります。情報漏えいにあたらないよう細心の注意を払いましょう。
 
「BCC」は、例えば複数の顧客へ同じ内容のメールを一斉に送りたい、取引先とのメールのやり取りをこっそり上司にも送りたいときなど、参考先を隠したい場合に使います。
 
 

宛先(To)は必ず入れる

メインの宛先である「To」にメールアドレスを入れずに、「CC」や「BCC」だけ入力してメールを送信してしまうと、受信者側の迷惑メールフォルダに入ってしまう可能性があります。
一斉送信したいけれど、全員の宛先を隠したい場合は、「To」に自分のアドレスを入れて、「BCC」に送りたい全員のアドレスを入れて送信しましょう。


仕事のメールは大量に届くことが多いため、初見で用件が伝わるように件名を書き、埋もれないようにする必要があります。
「お知らせ」「お世話になります」などの曖昧な件名では、間違って破棄される可能性さえあるからです。

件名を書く上で注意したいポイントは、次のとおりです。

・名称や内容を入れるなど、具体的に用件を書く
 例:マンパワー派遣登録会のお知らせ
・日付やプロジェクト名など、用件を特定しやすい要素を入れる
 例:4月20日開催のスキルアップ勉強会のお知らせ
・メールを送った目的が分かるように書く
 例:4月度○○分ご請求書送付のお知らせ

件名は長くなりすぎないよう、20字以内に収めましょう。


メール本文の基本的な構成は、以下のとおりです。

・宛名
・挨拶、名乗り
・本文
・結びの言葉
・署名

それぞれの要素における書き方について、詳しく解説していきます。

宛名

宛名は、次のような順番で書きましょう。
 
・会社名
・部署名
・役職名
・名前
・敬称
 
「山口部長様」のように、役職と敬称を重ねて書いている人がいますが、これは間違った書き方です。
「部長」「課長」などの役職名は「様」と同様に敬称ですから、正しい書き方は、以下のとおりです。

・○○部 山口部長
・○○部 部長 山口様

団体宛

「○○株式会社御中」または「○○株式会社 △△部御中」と書きます。
 

複数名に送る場合

名前を書く場合は、必ず役職順に書きましょう。
並び方は、横でも縦でも構いません。

・○○株式会社 
吉田様、川口様、林様
 
送信先が部署全体や、複数の取引先等の場合は「各位」を使います。
 
・○○株式会社 ××部 各位
・お取引先 各位
 

ToとCCで分かれる場合

以下のように書くと、わかりやすく親切です。
 
・○○株式会社 
吉田様
(CC:川口様、林様)

 
挨拶・名乗り

本文に入る前に、挨拶文と名乗り(自己紹介)を書きましょう。
最もよく使われる基本形は、次の形になります。
 
 お世話になっております。
 ○○株式会社△△部の○○です。
 
2回目以降の取引から、ずっと使い続けることができます。
初めてメールを送る場合には、「突然のご連絡失礼いたします。○○株式会社△△部の○○と申します」などに変更します。
 
手紙と違って、メールは用件を簡潔に伝える媒体なので、時候の挨拶はいりません。
 
 

本文

本文では、件名で伝えた用件を、具体的にかつ簡潔に書きます。
5W2H(いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように・いくらで)を意識して、日時や場所などのポイントを正確に伝えるようにしましょう。
長文を書き連ねるよりも、箇条書きなどで、分かりやすく伝えるようにしましょう。
 
 

結びの言葉

ビジネスメールでは、本文の後に「結びの言葉」を入れます。
「何卒よろしくお願いいたします」「お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」など、定番の文言はありますが、返事がほしい場合には「ご多忙のところ恐縮ですが、ご返事いただければ幸いです」など、本文の内容によって結びの言葉を変えるとより効果的です。
 
 

署名

メールの最後には「署名」を入れます。
次の順番で、必要な要素を記載します。
 
・会社名、部署名
・名前
・住所
・電話番号、FAX番号
・メールアドレス
・Webサイト名、URL
 
一般的に、会社では署名のテンプレートが用意されていることが多いので、それを自分用にカスタマイズすればよいでしょう。


ビジネスメールを送る際に、注意したいポイントについて解説します。

箇条書き・わかりやすい文章を心がける

メールを書く上で大切なのは、重要な事項を最初に書くことです。
また、文が長くなる場合は、改行なしで書き連ねるのではなく、2〜3行に分割し、段落の間には改行でスペースを入れて読みやすくしましょう。
依頼内容や質問など、相手からのアクションがほしい箇所は、箇条書きを使ったり数字で列挙したりするなど、分かりやすい文章を心がけましょう。
 
 

添付ファイルは相手先に配慮する

メールで添付ファイルを送る場合には、次のことに注意しましょう。

添付ファイルの容量や形式に注意

添付ファイルの容量が大きいと、受信に時間がかかるため、送信前にZIPなどで圧縮してから送りましょう。
さらに、容量が10MBを超える場合は、圧縮でも対処できないため、大容量ファイル転送サービスを利用する必要があります。
 
 

ウィルス感染していないかチェック

添付ファイルがウィルスに感染していた場合、社内や取引先のネットワーク環境にまで影響を及ぼしかねません。
ファイル送信前には、必ずウィルスに感染していないかチェックしましょう。
 
 

添付ファイルを送る旨を文面に記載

添付ファイルの内容を本文に書くことで、相手も何のファイルが届いたか分かりやすく、添付モレも防げます。

宛先を再度確認する

メールを送信する前に、宛先をもう一度確認する習慣をつけましょう。
よくあるトラブルとしては、全員BCCで送るつもりだったのに、間違ってCCで送ってしまい、全員のメールアドレスの情報が知られてしまったというケースがあります。

また、取引先Aに送る内容を、競合である取引先Bに送ってしまい、契約情報が漏洩してしまった、添付するファイルを間違ってしまったというケースもありますので、誤送信にはくれぐれも気をつけましょう。
 
 

誤字脱字のチェックをする

最後に、本文中に誤字脱字がないかをチェックしましょう。
特に、外出先からスマートフォンでメールを作成した際に多いのは「誤変換」です。
予測変換やフリック入力のミスで、予想もしない文章になっていることがあります。
万が一、誤字脱字や誤変換に気づかずに間違った内容を送ってしまった場合は、気づいたら即座に、入力ミスである旨を連絡し、混乱させたお詫びをしましょう。


ビジネスメールによくあるシチュエーション別に、メールの例文を解説します。

挨拶のメール

環境が変わるなど、今後お世話になる方々にご挨拶のメールを送る場合には、新しい環境に対する自分の意気込みなどを加えることで、やる気が伝わり好感度も上がります。
 
≪挨拶のビジネスメール例文≫
 【件名】着任のご連絡(ご挨拶)
 
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社△△部の○○と申します。
 
このたび人事異動により、4月1日付で□□支店△△部へ着任いたしました。
一日でも早く貴社のお役に立てるよう日々精進して参りますので、ご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い申し上げます。
 
早速ですが、近日中にご挨拶に伺いたく存じます。
ご多忙の中恐縮ですが、ご都合の良い日時をご連絡いただければ幸いです。
メールにて失礼ながら、まずは着任のご挨拶を申し上げます。
 
 

お礼のメール

お礼のメールを書く時には、相手が時間を取って対応してくれたことに対する心からの感謝を伝えることが重要です。
さらに、自分の意欲や決意などを加えると、より前向きな気持ちが伝わるでしょう。
 
≪お礼のビジネスメール例文≫
 【件名】先日のお打ち合わせのお礼
 
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社△△部の○○です。
 
このたびはご多忙の中、貴重なお時間をいただき、誠に有難うございました。
貴社とのお取引開始を、大変喜ばしく思っております。ご不明な点やお気づきの点などございましたら、私○○まで、遠慮なくお申し付け下さい。
 
貴社のご要望に添えるよう、一層の努力を重ねて参ります。
今後ともご愛顧のほど、宜しくお願い申し上げます。
まずはお礼かたがたご挨拶を申し上げます。
 
 

依頼のメール

依頼のメールもお礼のメールと同じく、これから相手に時間を取って対応してもらうことに対するお礼と敬意を伝えることが重要です。依頼内容は、できるだけ簡潔に書きます。
また、依頼のポイントとなる名称など(例文の場合は商品名)については、間違いのないように見直してから送信しましょう。
 
≪依頼のビジネスメール例文≫
 【件名】「□□」についてのお問い合わせ
 
突然のご連絡失礼いたします。
○○株式会社△△部の○○と申します。
 
このたび、貴社のWebサイトに掲載されている「□□(商品名)」について、当社での購入を検討しております。
 
つきましては、ご多忙の中大変恐縮ですが、詳細が分かる資料を下記の住所までご送付いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
 
 

謝罪のメール

ミスが発覚した場合、即座に対応することが重要です。
ミスについての心からの謝意に加えて、同じミスを繰り返さないような決意を表明することで、対応の誠実さを伝えることができます。
 
≪謝罪のビジネスメール例文≫
 【件名】【お詫び】▽▽ファイル再送いたします。
 
平素より大変お世話になっております。
○○株式会社△△部の○○です。
 
4月11日付で送信いたしました▽▽のファイルにつきまして、一部表記に間違いがあることが発覚いたしました。
混乱を招く結果となり、誠に申し訳ございませんでした。
 
つきましては、修正済の正しいファイルを再送いたしますので、ご査収いただきますようお願い申し上げます。
 
今後は二度と同じミスが無いように、十分に注意して業務に当たっていく所存です。
今後ともご指導のほど宜しくお願い申し上げます。


ここまで、社会人として必要な、ビジネスメールを書く上で押さえておきたい「宛先」「件名の書き方」「本文の書き方」「ビジネスメール送信時の注意点」を解説してきました。
この記事で学んだ内容やメールの例文集を、今後のお仕事に活かしてみてください。
 
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