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テレワークのコミュニケーション術を解説
テレワークを成功させるためのポイントとは?

2020年8月17日
 

近年、テレワークを導入する企業が増えていますが、Web会議などにおいて、自分の考えを上手く伝えられるか心配という人は少なくないです。この記事では、テレワークで使えるコミュニケーション術のポイントについてご紹介します。テレワークにおけるコミュニケーション術を身につけ、円滑に業務を進めましょう。

目次


テレワークのコミュニケーションは難しい?

 
テレワークでのコミュニケーションは、慣れていない人にとっては難しいものです。対面での業務を中心に行っていた人は、テレビ電話・Web会議などに慣れていないことが多いです。テレワークに適したコミュニケーション術というものがあり、微妙なニュアンスはうまく伝えないと、誤解を生んでしまうこともあります。
 

テレワークのコミュニケーションにおける課題

 
テレワークで業務を行う際に生じやすいコミュニケーションの課題について解説します。
 

コミュニケーションが取りにくい

対面と非対面では、コミュニケーションの取り方が異なります。対面の場合、何か質問や確認したいことがあった際、すぐに直接話しかけることができます。しかし、テレワークなどお互い同じ環境にいない場合は、メールやチャットなどを使っての確認となるため、タイムラグが生じることも多く、コミュニケーションが取りにくいと感じることになります。
 

意思疎通できているか不安になる

相手の表情が読み取れないと意思疎通ができているか不安になることがよくあります。メールやチャットなど、文章でのやり取りは微妙なニュアンスが伝わらず、誤解を受けることもあります。オンラインで対話する際にも、慣れていないと、自分の考えを上手く伝えられていないのではと心配する人は多いです。
 

人との接触が減る

テレワークでは、人との接触が減るため、疎外感・孤独感を感じやすくなります。雑談の機会も少なくなることから、人間関係が薄くなったように思えて、寂しさを感じる人もいます。また、単独での業務が続くと、チームワークを高められない可能性もあります。
 

Web会議でのコミュニケーション術

 
テレワークの中で、特に難しいオンラインミーティングでのコミュニケーション術について解説します。オンラインミーティングで意思疎通を図るコツや、適切な環境作りについてもご紹介します。
 

聞き取ってもらいやすい言葉で話す

オンラインで対話をする際には、聞き取ってもらいやすい言葉で話すことが重要です。小さな声や早口では、こちらの意図が伝わりにくくなり、声のトーンやテンションが低いと暗い印象を与えてしまいます。普段使われない専門用語について話す際などには、特に気をつけましょう。
 

相づちは大きめのリアクションで行う

相づちなどは、大きめのリアクションを行うことで、こちらの感情が伝わりやすくなります。会話や言語以外の部分で自分の感情を伝えることも大切です。目線を合わせて対話する、身振りを交えるなどのリアクションを付加することで、互いの思いが通じやすくなります。
 

感謝の言葉を忘れない

会話の終了時などには、相手に感謝の言葉を忘れずに伝えましょう。オンラインでのコミュニケーションに苦手意識を持っている人も多くいるため、思いやりの気持ちを持って接することで、相手の不安を軽減させるような配慮も大切です。
 

ヘッドセットを用意する

ヘッドセットを用意しましょう。ヘッドセットを使用すると、通話の品質が向上し、お互いの声が聞き取りやすくなります。生活音などが気になる人は、ノイズキャンセリング機能がついたヘッドセットを選ぶことをおすすめします。
 

背景は壁にする

自宅からのオンラインミーティングでは、シンプルな壁を背景に選ぶのがおすすめです。部屋の様子が背景に映り込むことを避けたいという人は多いです。業務に相応しいバーチャル背景を活用する方法もあります。
 

カメラと目線を合わせる

オンラインミーティングを行う際には、カメラと目線を合わせるようにしましょう。ディスプレイを見てしまうと、相手との目線は合わせられません。ノートパソコンを台の上に乗せるなどの工夫をすることで、カメラの位置が調節できます。ライトを活用し、顔色を明るくすることもおすすめです。
 

マイクはオンとオフを使い分ける

オンラインミーティング中は、マイクのオンとオフの使い分けを行いましょう。周囲の雑音が入ると、相手に不快感をあたえることがあるため、自分が話さない時はミュート機能を使うことをおすすめします。
 

ビデオはオンにする

オンラインミーティング中、ビデオはオンにしておきましょう。対話をする際には、お互いの顔を見ながら行った方が意思疎通がしやすいです。相手が発言している際には、聞いている側が、うなずいたり、笑顔を見せたりすることで、言葉に出さなくても、相手の話しをしっかり聞いていることが伝わります。
 

社内の人とのコミュニケーション術

 
社内の人とのテレワークにおけるコミュニケーション術を解説します。
 

チャットを上手く活用する

テレワーク中に社内の人とのコミュニケーションを上手く行うためには、チャットを上手く活用することがおすすめです。チャットはメールとは異なり、会話形式でのメッセージの送受信が可能です。リアルタイムで会話するようなメッセージのやり取りにより、コミュニケーション不足が解消されます。
 

返信が遅くても気にしない

メールやチャットなどでメッセージを送った際、相手からの返信が遅くても気にしないようにしましょう。メッセージを送った相手が、メッセージの確認できる状態でないことは多いです。相手からすぐに返事がこなくても落ち込まず、待つ姿勢・相手の都合に配慮する心がけは、テレワークにおいては大切なマナーとなります。
 

気づいたらすぐに返信しよう

メールやチャットなどでメッセージが送られてきていることに気づいたら、すぐに返信するよう心がけましょう。メッセージへの返信がこないと不安になるのは、多くの人に共通しています。
 

絵文字・顔文字を活用する

社内の人とだからこそできるコミュニケーション術として、絵文字・顔文字を使うことが挙げられます。活字だけの文章からは、そこに込めた思いを含めることは難しく、思わぬ誤解を受ける可能性もあります。メッセージに絵文字・顔文字を添えることで、自分の気持ちを効果的に伝えましょう。
 

オンラインでミーティングを行う

メッセージのやり取りだけではなく、オンラインでのミーティングを行いましょう。相手の表情が見えないメッセージのやり取りだけを行っていると、コミュニケーションが難しいと実感することが多いです。
 

定期的なミーティングで業務内容を共有する

定期的なミーティングを行うことで、業務内容や進捗状況を共有しましょう。オンラインでの対話は、言葉と共に思いが伝わり、誤解されることも少ないです。テレワークでの業務では、チャットなどで進捗状況を報告していても、チーム全体の現状把握などは難しいです。
 

たまには1on1などで雑談する

1対1などの対話時間を設定し、雑談するなどのコミュニケーションを図りましょう。テレワークでは周囲に関係者がいない状況が続くため、孤独を感じたり不安を抱えたりする人も多いです。精神的なストレス解消のための時間として活用することをおすすめします。
 

社外の人とのコミュニケーション術

 
テレワークを行う際には、社外の人に向けたコミュニケーション術を考えることも重要です。営業活動におけるテレワークは、移動時間を削減でき、営業数を増やせるなどのメリットがありますが、対面で行われないため、さまざまな工夫も必要となります。
 

メールを上手く活用する

社外の人とのコミュニケーション術としては、メールの上手な活用が挙げられます。連絡先が携帯電話のときには、特に配慮が必要です。まず、メールを送り、都合を尋ねたうえで、電話またはオンラインミーティングを行いましょう。メールは、相手に合わせた情報を届けるための重要なコミュニケーション手段としても活用できます。
 

返信は早めにする

メールへの返信は、できるだけ早めに行うことを心がけましょう。相手が話しを聞きたいと返信してきた場合などに返信が遅れると、チャンスを逃すことになるかもしれません。返信を待つ側の気持ちになり、早め早めの対応をすることが大切です。
 

途中経過などをまめに報告する

現状報告や途中経過の報告を行いましょう。相手にとって価値のある情報を送り続けることで、連絡が途絶えないように工夫することも必要です。対面での営業では、取引先をまめに訪問することで関係性を築くことが多いです。メールを活用することで、対面での営業以上の対応を実践することが重要です。
 

Webセミナーを開催する

自社商品・サービスを幅広く展開するためは、Webセミナーを開催しましょう。テレワークでの営業活動を推し進めるうえでは、新規顧客の開拓が非常に重要です。従来の参加型のセミナーとは異なり、オンラインでの開催となるため、遠隔地の顧客にもアプローチが可能となります。
 

オンラインで商談を行う

メールで日程を調整したうえで、オンラインでの商談を活発に行いましょう。Webセミナーで得られた顧客情報をもとにメールを配信し、アポイントメントを取り、オンラインミーティングにて営業活動を行います。顧客を訪問する移動時間・交通費が削減、1日の営業数の増加だけでなく、遠隔地への営業も可能となるなどメリットは多いです。
 

まとめ

 
テレワークは対面での接触がないため、慣れていないと、コミュニケーションが難しいと感じることもあるでしょう。ですが、適したコミュニケーション術を身につければ、業務を円滑に、また、効率的に進めることができます。社内外に関わらず、相手への配慮を忘れずに、上手にコミュニケーションを行っていきましょう。
 
また、ページ下部の「関連記事」には、テレワークをされている方へおすすめグッズや仕事を効率化する管理方法などの記事もありますのでそちらもぜひご覧ください。
 
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