新型コロナウイルス感染症の影響や働き方改革の推進により、自宅などでのテレワークが増えています。テレワークはオフィスに出社する必要がないなど、さまざまなメリットがあります。その一方で、対面での業務と比較してコミュニケーション不足になりやすい点もあります。
そこで、今回はテレワークにおけるコミュニケーションについて、不安や課題、業務を円滑に進めるための方法を解説します。
目次
テレワークが普及している状況
総務省が発表した「情報通信白書 令和3年版」によると、新型コロナウイルス感染症の拡大などにより、テレワークの導入が進んでいることがわかります。新型コロナウイルスが流行する前の、2020年3月上旬のテレワーク普及率は17.6％でした。しかし、全国に緊急事態宣言が発令された2020年5月には56.4％まで上昇しています。
緊急事態宣言が解除されると、テレワークの普及率は減少傾向となったものの、30％以上の企業が今もなおテレワークの導入を継続しています。
テレワークの導入実現には、新型コロナウイルス感染拡大の影響が大きいものの、働き方改革などにより、企業が積極的に取り組んでいる結果であるとも考えられます。
※参考：令和3年版 情報通信白書 総務省
テレワークでのコミュニケーションは難しいのか？
テレワークの普及にともなって不安や課題とされているのが、コミュニケーションの難しさです。テレワークは同僚や上司などとチャットツールやテレビ通話、音声通話などの非対面でコミュニケーションを図ることになります。対面であれば相手の表情や仕草などを感じ取りやすいですが、非対面では伝えたいことのニュアンスがずれることも考えられます。
コミュニケーションで認識のずれが生じてしまうと、誤解を生んでしまったり、行き違いが起こることもあるでしょう。テレワークでのコミュニケーションの難しさや不安、悩みを抱いている場合は、課題を再認識して対策を講じることが大切です。
テレワークがコミュニケーション不足と考えられる理由
ここからは、テレワークでのコミュニケーション不足が考えられる理由を解説します。ご自身の状況と照らし合わせてみてください。
チャットツールなどでのやり取りでタイムラグがある
テレワークで業務連絡などをする際は、チャットなどのツールを使うことが多くあります。ツールを使ったコミュニケーションは、タイムラグが生まれやすくスムーズな意思疎通がしにくいことがあります。
テレワークはオフィスで働くときと異なり、相手の状況が見えにくい点がコミュニケーションの難しさにつながっています。そのため、フレックスタイムを導入している企業であれば、メッセージを確認して返信するまでにタイムラグが生じてしまうこともあります。
コミュニケーションの内容が限定的になる
テレワークでのコミュニケーションは、業務に関する連絡や報告に限られる場合があります。そのため、上司から部下へ業務に関する具体的なアドバイスやフォローなどが薄くなってしまい、スキルアップにつながらないことがあります。
限定的なコミュニケーションばかりが続くと、それは社内全体の習慣となって、仕事の生産性などにも影響が出てきます。また、メールやチャットは文章だけのコミュニケーションになるため、相手の表情が見えません。部下を指導する立場の人は、部下の様子に気づきにくくなるため注意が必要です。
ツールを使いこなすITリテラシーに自信がない
テレワークは自宅などで仕事ができるように、さまざまな準備や環境を整えることが必要です。たとえば、業務用のパソコンの設定や会社が導入するツールの設定、セキュリティ対策などがあります。テレワークの導入にあたっては、社内の専門部署が先導してくれても、テレワークがはじまると自分自身で操作して慣れることが必要です。
そのため、ITリテラシーに自信がない人は、上手く使いこなせるかどうか不安になるでしょう。テレワークでは、些細なことは質問しにくいと感じる場合もあり、コミュニケーションを取ることを遠慮してしまうことがあります。
コミュニケーション不足による影響とは
テレワークで上司や同僚と対面する機会が少なくなると、上手くコミュニケーションが取れているのか不安に思うことがあります。なかには、悩みを相談できない人がいるかもしれません。オフィスでの勤務ならば、誰が出社していて、何をしているかがわかるため、相談するタイミングを図ることもできます。
しかし、テレワークは相手の状況が見えにくいため、いつ相談したらよいのか悩むことがあります。コミュニケーション不足により、悩みや不安、孤独感などを抱え込んでいないか、配慮することも大切です。
業務の円滑化に役立つコミュニケーション術
テレワークで不安や悩みを軽減して、業務を円滑に進めるためにはコミュニケーションの手法を検討する必要があります。ここでは、テレワークで役立つコミュニケーション術を解説します。
【その1】コミュニケーションのルールを決める
まずはテレワークでのコミュニケーションのルールを決めましょう。ルールを決めずにテレワークを運用すると、前述したようなコミュニケーションの難しさや不安に直面することがあります。
たとえば、「Web会議ではカメラをONにする」「チャットの送信時間は○〜○時」「急ぎや集中している業務があるため、○時になったらメッセージに返信する」など、できるだけ具体的にルールを決めてみてください。
雑談など業務外のコミュニケーションも取り入れる
テレワークでは業務外のコミュニケーションも大切です。コミュニケーションを業務内容のやり取りに限定してしまうと、雑談の機会が少なくなります。何気ない雑談などでストレスが軽減されたり、意思の疎通が円滑になったりするため、雑談の機会を作ることも有効です。
たとえ非対面での雑談であっても、同僚や上司と会話をすることで、不安や悩み、現状を共有しやすくなります。できるだけ業務時間とは別に、休憩を兼ねて雑談の時間を設けてみましょう。チャットツールを利用している場合は、雑談用のコミュニティなどを作ってみるのもよいかもしれません。
適度な休憩時間を設ける
テレワークで仕事をしているときは、休憩時間を取っているのかがわかりにくいです。休憩時間がそれぞれで異なったり、なかには休憩を取らずに仕事をしている人もいます。そこで、自らの休憩時間を周知して、複数人で休憩を取りながら雑談の時間にすると、コミュニケーションが取りやすくなります。
休憩時間を決めて、その時間は業務以外の話しをするなど、休憩の取り方も考えてみましょう。
Web会議ではリアクションを多めにして会話を盛り上げる
リアルタイムでのやり取りの方法として、Web会議があります。Web会議であれば、相手の表情などが見えます。しかし、Web会議中にカメラやマイクをオフにすると、発言者からの一方的な話しとなってしまい、相互のコミュニケーションが生まれにくくなります。
Web会議中はできるだけカメラやマイクをオンにして、リアクションを多めにすると会話が盛り上がります。同時に会話することができない場合は、チャット機能を活用してリアクションをするなど、コミュニケーションのきっかけや反応が生まれやすい状況にしましょう。
【その2】ツールを活用する
テレワークのコミュニケーションルールだけでは、会話の活性化につながらないことがあります。近年ではテレワークの普及にともない、さまざまなツールによってコミュニケーションを取ることが可能になりました。ここではツールの活用について解説します。
ほかの人のタスクやスケジュールが見えるツールを使う
業務などでコミュニケーションを図る場合には、上司や同僚のタスクやスケジュールが見える化できるツールが効果的です。チームや部署で共有できるカレンダーツールやタスク管理ツールを使うと、自分以外の人の行動が見えるため、報告・連絡・相談がしやすいでしょう。
また、「先日の会議はどうだった？」「業務でわからないことがあれば質問してね。」など声かけすることで、コミュニケーションのきっかけが生まれます。
チャットツールなどを導入する
社外だけではなく、社内でのやり取りにもメールのみを使用している場合は、送信から受信までに時間がかかることがあります。また、社内メールの形式が決まっていると、気軽なコミュニケーションがしにくい傾向にあります。
素早く端的なやり取りをしたいときは、社内用としてチャットツールを導入したり、コミュニケーションが取りやすいツールを取り入れたりしましょう。
ツールの用途を分ける
テレワークでは、チャットやメールなど、文章でやり取りをするツール、Web会議システムなどの映像ツール、電話などの音声ツールを使用します。それらのツールを用途に応じて使い分けることで、スムーズなコミュニケーションにつながります。
たとえば、業務連絡はチャット、表情を確認して話したいときはWeb会議、緊急時は電話など、社内でルールを決めて使用しましょう。
まとめ
テレワークはオフィスで働くときとは異なり、コミュニケーションに難しさを感じることがあるかもしれません。しかし、コミュニケーションのルールを決めたり、ツールを導入して使い分けたりすることで、不安や悩みを解消することができます。ぜひ解説したコミュニケーション術を参考に実践してみてください。
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