就職活動・転職活動を行うにあたり、募集要項や面接で問われる自身のパソコンスキルの目安や、回答方法に悩んでいる方もいることでしょう。この記事では、自身のエクセルスキルの目安を知りたい方に向けた内容を紹介します。
職務経歴書への記載や面接などでエクセルスキルの回答を求められたときの目安となるレベルを解説するので、就職・転職活動に役立ててください。
目次
エクセルだけじゃない？「パソコンスキル」の目安とは
求人票に記載のある「パソコンスキル」が指すものは、エクセルだけではありません。転職希望者に求められるパソコンスキルは、さまざまな技術が含まれています。ここでは、転職希望者に求められる「基本的なパソコンスキル」の目安を解説します。
「基本的なパソコンスキル」とは？
一般的に「基本的なパソコンスキル」とは、パソコンを立ち上げ、マウス操作、インターネットを使用した検索などができること。ブラインドタッチによる入力、Word・Excelなどによる簡単な文書の作成、ビジネスメールの送受信などができるレベルのスキルを指すことが多いです。しかし、応募職種により求められるパソコンスキルは異なるので確認が必要です。
Word（ワード）
文字入力のスピードが速くて正確であることが、歓迎される条件です。求められる基本的なWordのパソコンスキルには、作成した文書を誰もが見やすいように体裁を整えることも含まれます。さらに、書式設定や表の作成、画像の挿入がスムーズにできることも「基本的なWordスキル」として求められます。
企業によっては、メモ帳などのアプリケーションを活用した社外文書の仕上げや、データベースからのラベル作成を「基本的なスキル」としていることもあります。
Excel（エクセル）
セルや表、シートの書式設定、ヘッダーやフッターを調節できるかどうかが問われます。誰もが見やすい資料作成のスキルも求められるでしょう。そのためには、表の作成や四則演算がスムーズにできるほか、SUMやAVERAGEなど簡単な関数を問題なく扱えることも必要です。
企業によっては、絞り込み検索および並び替えも「Excelの基本的なスキル」としていることもあります。
PowerPoint（パワーポイント）
PowerPointは求人情報に条件の記載がない限り、WordやExcelほどスキルを重視されない傾向にあります。しかし、PowerPointも使えると就職する際に好印象を与えられるでしょう。PowerPointで求められる基本的なスキルは、スライド作成や文字・画像の挿入、使用状況にあわせて求められる印刷設定などです。
その他のスキル
メールの送受信に関しては、ファイルの添付、ccやbccの使い分け、適宜状況に応じた件名の変更などのスキルが必要になります。ファイルやフォルダの圧縮・解凍をスムーズに行えることも重要です。
また、近年ではクラウドサービスを活用している企業が多いため、クラウドに関する知識も問われるでしょう。Webサービスを展開している企業などでは、Webに関する知識を求められるケースもあります。
具体的なエクセルスキルの基準とは？
基本的なエクセルスキルが分かっても、どの程度エクセルを扱えると企業にアピールできるのかと悩む方もいることでしょう。ここでは、初級・中級・上級に分けて、具体的なエクセルスキルの基準について解説します。面接で自身のエクセルスキルを面接官にアピールするための参考にしてください。
初級
初級レベルは「基本的な操作」ができるレベルです。具体的には、以下のようなスキルが求められます。
・表の作成ができる
・四則演算が問題なくできる
・印刷がスムーズにできる
・SUM関数やAVERAGE関数といった基本的な関数を問題なく扱える
・書式設定を行える
・画像、図形の挿入、装飾などを行いフォーマットや見やすい資料を作成できる
・ヘッダーやフッターを調節できる
中級
中級レベルは、ほとんどの職場で事務職として問題なく対応できるレベルです。具体的には、以下のようなスキルが求められます。
・複数のシートをまたいでデータの集計や並び替え、抽出などがスムーズに行える
・表やグラフを目的に合ったものに変更できる
・A4サイズ以外の用紙に合わせて印刷する際に拡大・縮小できる
・ページ指定などを行って印刷できる
・表を挿入するだけではなく、結合させたり、画像に加工編集したりできる
・作図やグラフ作成が問題なく行える
・VLOOKUP関数などでデータを抽出できる
上級
上級レベルは、これまで紹介してきた初級・中級の操作に加え、以下のようなスキルが求められます。
・ピボットテーブルでデータ分析が行える
・マクロ機能で簡単な作業の自動化ができる
・封筒・ラベルを印刷したり、差し込み印刷したりできる
・コメント機能や校閲機能を扱って編集できる
・変更履歴などを利用して文書管理が問題なく行える
面接でエクセルスキルを聞かれた場合は？
面接でエクセルスキルについて問われた場合は、どのように回答すれば自分のエクセルスキルをアピールできるでしょうか。ここでは、面接の場でエクセルスキルを問われた場合の対処方法や、企業が求めるエクセルスキルについて解説します。
面接での回答に必要なこと
面接でエクセルスキルやレベルを問われた場合、「どの程度の頻度」で、「どのくらいの期間」エクセルを扱っているかを説明すると伝わりやすいです。次に、エクセルを用いて何ができるのかを説明します。答え方の例としては、以下のとおりです。
「現在、3年間営業事務職として日々Excelを使用しています。顧客の情報管理としてのデータ入力や修正を行い、四則演算やsum関数をつかって見積書の作成を行っています。また、営業が使用する資料では表やグラフを作成しページ設定をおこない印刷をしています。」
「日々の業務でExcelを使用しています。約5年間、日々の売上を専用システムからダウンロードし、ピボットテーブルをつかって営業社員ごとや製品ごとに売上の分析を行っています。以前は7年間、品質管理部門に在籍しており、マクロを使用した製品の規格値などの測定データの分析などを行っていました。」
企業が求めるエクセルスキル
企業が応募者に求める「基本的な操作」といわれるエクセルスキルは、業種や企業によっても異なります。たとえば業務内容にデータ分析があると場合は、条件付き集計やマクロでの自動化、ピボットテーブルが使えることなどが「基本的な操作」に含まれるでしょう。企業が求めるエクセルスキルと自身のエクセルスキルに相違がないように必ず確認しましょう。
スキルに自信がない場合
現在エクセルスキルに自信がない場合は、応募書類や面接の場で勉強中であることをアピールしましょう。「スクールに通っている」など具体的なワードを付け加えると、向上心もアピールできます。
企業によって「基本的な操作」の基準が異なりますが、マイクロソフト社が認定するMOS資格は、履歴書にも書けるため、取得を目指してみるのもよいでしょう。
まとめ
自分自身のエクセルスキルはどの程度か分かりましたか？業界や職種によって、求められるスキルは異なりますので、転職の際には注意しExcelをつかった業務の内容やどのくらいの期間つかっていたのか具体的に答えましょう。スキルに自信がない場合は自己学習をおこない、勉強中であることをアピールしましょう。
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