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役に立つWordの便利機能!4つのシーン別に紹介!

Word 便利

ExcelやPowerPointをメインで使用している人でもWordを使う機会は少なくありません。Wordには、使用時に知っていると便利な機能が多くありますが、基本的なことを知らない場合もあるでしょう。この記事では、作業の効率化のために、「これだけは覚えておくといい」という便利な機能や、Wordで使う基本として押さえておきたい便利機能を紹介します。

Wordをより効率よく快適に使用するための参考にしてください。

目次


Wordを使用する際は、ショートカットキーを利用すると作業効率を上げることができます。基本的なWordのショートカットキーを紹介します。

ショートカットキー 操作
Ctrl+C 選択した範囲のテキストをコピーする
Ctrl+X 選択したオブジェクトやテキストを切り取る
Ctrl+V コピーしたオブジェクトやテキストをペーストする
Ctrl+A すべてを選択する
Shift+←

カーソルより左側へあるテキストを選択。
←を1回押すごとに1文字ずつ選択できる

Shift+→ カーソルより右側へあるテキストを選択。
→を1回押すごとに1文字ずつ選択できる
Ctrl+Z 直前に行った操作をもとに戻す
Ctrl+Y

直前に行った操作を繰り返す。
「Ctrl+Z」でもとに戻した後、その操作を取り消すこともできる

Ctrl+S ドキュメントを保存する
Ctrl+F 検索ウィンドウを開く

 
これらの操作はショートカットキーの基本中の基本であり、使用頻度の高いものです。一覧表にあるショートカットキーを使用することで、作業効率を上げることができるのでぜひ覚えておいてください。


会議の準備として議題をまとめた書類や議事録の作成など、会議の際にWordを使用することもあります。ここではその際に使える便利機能をふたつ紹介します。

クリックアンドタイプ

クリックアンドタイプとは、文字入力を始めたい場所にカーソルを置いてダブルクリックするだけで入力を始められる機能です。
 
会議でブレインストーミングで文字入力をしたいとき、マインドマップとして使いたいときに便利です。
印刷表示が「印刷レイアウト」or「Webレイアウト」のみ使用できます。
「クリックアンドタイプ編集を行う」のチェックボックスにチェックを入れ、「既定の段落スタイル」の「標準クリックアンドタイプ」に設定すれば、文字を入力したい位置でダブルクリックするだけで文字入力ができるようになります。
 
空白行の中央でダブルクリックすれば中央揃えに、右端でダブルクリックすれば右揃えに設定することも可能です。
 
 

インデント

インデントとは、文字の位置をそろえる際に使用する機能です。たとえば、左位置をそろえたい場合、必要回数分のスペースを挿入するのではなく、左位置をそろえたい部分を選択してインデントを使えば簡単にそろえることもできます。


社内用の資料はもちろん、お客様へ提出する資料はフォーマットをきれいにそろえたいものです。資料作成時に役立つWordの便利機能を7つ紹介します。

文章の文字を全角/半角に一括で変換

書類の中に混在する全角と半角の英数・カタカナをどちらかに統一したい場合は、文字種変換を使用すると一括変換できます。
変換したい範囲を選択し、「ホーム」タブ→「Aa」→「半角」とクリックすれば全角が半角に変換できます。同様に「全角」をクリックすれば半角を全角に一括で変換することも可能です。
 
 

英字の大小を変換する

入力した英字の大小を変換したい場合は、「Shift+F3キー」で変換できます。変換したい文字を選択して「Shift+F3キー」を押していくと、「大文字を小文字に」→「小文字を大文字に」→「先頭のみ大文字」という順番で変換することができます。
 
 

文章に下線を引く

文章に下線を引く方法は、フォントツールを使う方法とショートカットで実行する場合のふたつがあります。フォントツールで下線を引く場合は、「ホーム」タブ→「フォント」→「下線」の順にクリックします。ショートカットキーを使う場合は、「Ctrl+U」です。
 
 

文章に取り消し線を引く

文字を選択し、「ホーム」タブ→「フォント」→「取り消し線」をクリックすると取り消し線を引けます。「ホーム」タブ→「フォント」→「[右下矢印」をクリックし、「二重取り消し線」のチェックボックスにチェックして「OK」すれば二重取り消し線にもできます。
 
 

表作成

表を作成する方法を説明します。表を作成したい場所にカーソルを置き、「挿入」→「表」をクリックします。8×10個の「□」が表示されるので、挿入したい行列分だけ選択しましょう。選択した数と同じ行列分の表が挿入できます。「□」の下にある「表の挿入」をクリックすれば8行×10列よりも大きな表も作成可能です。
 
セルの幅を変更したい場合は、縦枠線の上にカーソルを置いて左右に動かせば横幅を、横線の上に置いてカーソルを上下動かせば縦幅を変えられます。
 
表作成

 

グラフの作成と挿入

Wordでグラフを作成したい場合は、「挿入」タブ→「グラフ」の順にクリックします。「グラフの挿入」というギャラリーを開き、「グラフの種類」の中から作成したいグラフの種類を選択しましょう。
 
必要なグラフのところでダブルクリックするとExselが開きます。グラフにしたいデータを選択してExcelを閉じればグラフが作成されます。
 
グラフの作成と挿入

 

スクリーンショットの画像を挿入

スクリーンショットを挿入する場合は、「挿入」タブ→「図」の「スクリーンショット」をクリックします。「使用できるウィンドウ」ギャラリーに、使用中のパソコンで開いているウィンドウがすべて表示されるので、挿入したいウィンドウのサムネイル画像をクリックしましょう。
 
また「使用できるウィンドウ」の「画面の領域」をクリックすると、ギャラリーの最初に表示されるウィンドウが開き画面が白くなります。マウスの左ボタンを押しながらドラッグし、キャプチャ部分を選択すれば選択部分のみの挿入もできます。


Wordを使い慣れた人でも知らない便利な機能もあります。一人で使用する場合はもちろん、複数人でファイルを共有する場合にも役立つ、意外と知られていないWordの便利機能を6つ紹介します。

校正・変更履歴を残す

ファイル内のテキストの校正をする場合は、「校閲」タブ→「スペルチェックと文章校正」をクリックします。
 
変更履歴を残す場合は、「校閲」タブ→「変更履歴の記録」をクリックしましょう。この状態でファイル内のテキストなどを編集すれば履歴が残せます。「変更履歴の記録」をもう一度クリックすると、編集履歴の記録を停止できます。
 
 

文書のページ番号の入れ方

文書内にページ番号を入れる場合は、「挿入」タブ→「ページ番号」の順にクリックします。ページの上部、下部、余白、現在の位置の中からページ番号を入れたい場所を選択します。
 
上部ならヘッダーに、下部ならフッダーに、現在の位置ならカーソルのある位置にページ番号を入れられます。余白を選択すると、余白の上下左右どこにページ番号を入れるか選べます。
 
 

テキストを翻訳する

ファイル内の文書を翻訳したい場合は、「校閲」タブ→「翻訳」をクリックします。翻訳範囲に応じて「選択範囲の翻訳」と「ドキュメントの翻訳」を選んでください。「文書の翻訳言語の設定」を選択すれば、翻訳元と翻訳先の言語をそれぞれ選択できます。日→英、英→日だけでなく、フランス語や韓国語などへの翻訳も可能です。
 
 

読み取り専用のファイルにする

読み取り専用にする場合は、「校閲」タブ→「編集の制限」をクリックし、「2.編集の制限」で「ユーザーに許可する編集の種類を指定する」にチェックを入れます。
一覧に「変更不可(読み取り専用)」と表示されることを確認し、「3.保護の開始」で「はい、保護を開始します」をクリックすれば読み取り専用に変更できます。オプションで部分的に編集可能なユーザーも選択できます。
 
読み取り専用のファイルにする

 

定型文を入力

Wordに登録されている定型文を入力する場合は、「挿入」タブ→「あいさつ文」→「あいさつ文の挿入」をクリックします。「あいさつ文」ギャラリーが表示されますので、該当月をプルダウンで選んで一覧の中からあいさつ文を選択してください。
「起こし言葉」を選べば「さて」などの文頭の言葉を選ぶことができ、「結び言葉」を選べば「まずは右まで。」などの文末の言葉を挿入することもできます。
 
定型文を入力

 

ダミーテキストの入力

ダミーテキスト(サンプル文章)を入力したい場合は、Wordファイル内に「=rand()」を入力します。Word2016や2013と、2010とではダミーテキストの内容が変わります。
 
ダミーテキストの入力

Wordにはさまざまな機能があります。使用頻度が少なく忘れがちな機能の中にも使えると便利なものもあります。ここでは、使用頻度は少ないですが覚えておくと便利な機能をふたつ紹介しましょう。

差し込み印刷

Excelで作成した文書をWordに差し込む場合は、「差し込み文書」タブ→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」をクリックします。「データファイルの選択」の中から差し込みたいファイルを選択しましょう。
 
ファイルが紐づいたら、差し込みたい部分にカーソルを置いて「差し込み文書」→「差し込みフィールドの挿入」をクリックし、リストの中から必要なものを選択します。
 
文書ができたら、「差し込み文書」→「完了と差し込み」をクリックし、「文書の印刷」を選択すれば印刷可能です。
 
 

文字にふりがなを振る

文字にふりがな(ルビ)を振る場合は、ふりがなを付けたい文字を選択し、「ホーム」タブ→フォントグループ内の「ルビ」をクリックします。自動で単語に分けられ、ひらがな以外にふりがなが振られます。「ルビ」内に記載されているひらがなをカタカナに変更すれば、ふりがなのカタカナ表示も可能です。


Wordを使うとき、ショートカットキーなどの便利機能を活用すれば作業を効率化できます。短時間で多くの仕事を正確に処理できればキャリアアップにもつながるので、紹介した便利機能をぜひ活用してください。
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