一般事務とは
一般事務の仕事は、主にオフィス内での書類作成や電話対応といった基本的な役割を担います。パソコンを始めとしたオフィス機器を使うため、「OA（office automation）事務」と呼ばれることもあります。企業や部署によって細かな業務は異なりますが、ほかの社員がスムーズに仕事を行えるようサポートをするという役割があります。
一般事務の仕事内容
一般事務の仕事内容は多岐にわたります。ここでは、一般事務の仕事内容を具体的にご紹介します。
書類の作成、管理
送付状や会議の議事録、見積書や請求書など、企業で使用する書類を作成します。文面やレイアウトは社内にあるフォーマットを使うことが多く、最初から自分で作成することは少ないでしょう。また、作成した資料をファイリングして管理するのも仕事です。
データ入力
日々の売り上げや取引先情報、アンケート結果などの情報を既定のフォーマットに入力します。手書きのメモをデータ化するケースもあります。入力したデータは商品開発やサービス改善、営業戦略などに使用されます。
電話・メール対応
企業の代表電話や各部門にかかってきた電話を受けたり、届いたメールを確認したりします。自分宛であれば自ら回答しますが、別の部署や担当者宛の電話であれば取り次ぎます。正しい言葉遣いやマナーが求められます。
来客対応・案内
来客があった際の一次対応を行います。受付で名前や約束の有無を確認し、打ち合わせスペースや会議室などに案内します。担当者に来客を知らせたり、お茶を出したりすることも仕事のひとつです。また、会議室の手配を担当することもあります。
備品管理・発注
社内で使用する備品の在庫管理や発注などを担当します。文房具やコピー紙、プリンターのトナーなどの消耗品はもちろん、パソコンやOA機器を備品として管理することもあります。機器や設備に不具合が生じた際の修理やメンテナンスの依頼も行います。
一般事務になるには
一般事務に必須となる資格はありません。幅広い分野の企業で募集があり、多くは「一般事務」「事務職」などとして募集が出ています。未経験でも一般事務の仕事に就けますが、Word・Excel・PowerPointなどのスキルがあると安心です。
パートやアルバイト、派遣社員としても働ける人気の職業のため、派遣社員として経験を積んでから、正社員へキャリアアップする方法もあります。
一般事務で身につくスキル
一般事務の仕事では、さまざまなスキルが身につけられます。仕事を通して身につけられる4つのスキルについて解説します。
パソコンスキル
WordやExcelなどのoffice系ソフトの使い方から、メールの送受信やフォルダ作成・管理といった、基本的なパソコンスキルが身につきます。部署や担当する仕事によっては、illustratorやPhotoshopなどの画像編集ソフトも使うことがあります。
文章作成・表計算
既存の資料やテンプレートなどを参考にしながら、ビジネス文書の基本的な知識や、社会人にふさわしい文章表現力などが身につきます。また、実務に即したofficeアプリケーションの使い方も学べます。
ビジネスマナー
一般事務は、対面・メール・電話など、さまざまな手段で社内外の人とやり取りをします。社内、取引先、顧客など、相手やシーンに応じた立ち居振る舞いが求められるため、ビジネスマナーが身につきます。丁寧語、尊敬語、謙譲語の使い分けも上達するでしょう。
コミュニケーション能力
多くの人とやり取りをしながら、業務を円滑に遂行するためのコミュニケーション能力も身につきます。社内外を問わず、お互いが気持ちよく仕事をするためには、どうしたらよいのかを考え、行動できるようになるでしょう。
一般事務の平均給与
一般事務の平均月収は約23万円からとなります。正社員で年間2ヶ月分のボーナスがもらえると想定すると、年収は328万円ほどになります。給与は勤続年数や役職、スキルの有無や企業の規模などによって変わります。正社員か派遣社員かなど、勤務形態でも異なるのが一般的です。
一般事務は人気の仕事です。給与が高い、大手企業で安定感があるなど、好条件の企業の求人には応募が集中しがちです。そのため、キャリアやスキルの高い人ほど好条件の求人に応募しやすい傾向があります。
※参考：平均年収ランキング 最新版（167職種の平均年収／生涯賃金） 転職ならdoda（デューダ）
一般事務の求人倍率
厚生労働省の「一般職業紹介状況（令和2年2月分）」によると、一般事務の有効求人倍率は0.37倍です。全体の有効求人倍率が1.34倍であることを考えると、一般事務は人気の職業であるといえるでしょう。
今後は、これまで手作業だった業務がIT化されることで、求人数が減る可能性もあります。これから一般事務の仕事へ就職・転職する際には、パソコンに関する資格を取得したり、スキルを磨いたりしておくとよいでしょう。派遣社員などからスタートし、経験を積んでから正社員へキャリアアップするのも有効です。