Excelを活用できる仕事とは
Excelを活用できる仕事は、経理・総務を始めとした事務職全般から、SEなどのITエンジニアまで、幅広い分野におよびます。Excelを使った業務としては、初級レベルのデータ入力を始めとして、グラフ作成・集計・ビジネス書類や資料の作成などがあります。上級レベルでは、複雑な関数計算を使ったデータ集計・管理などを行います。
Excelを活用できる派遣の仕事内容
広く活用されているExcelですが、Excelのスキルを活かせる代表的な職種を以下にて3つご紹介します。
一般事務
一般事務においては、書類作成や管理のためのデータ入力などの業務があります。顧客情報の入力から会議の議事録作成など、多方面でExcelを活用します。一般事務の仕事としては、電話や来客対応、郵便物の発送・仕分けなどの仕事も行いつつ、社内で必要となる書類作成を担当することとなります。
経理事務
経理事務においては、見積書の作成、帳簿入力、伝票作成などの業務があります。売上などの数字を扱うことが多い職種のため、Excelのスキルのなかでも、関数を使えることが望ましいです。年次決算などの大きな金額を扱う重要な業務では、簿記の知識だけではなく、会計や法律関する知識も求められます。
営業事務
営業事務においては、請求書や見積書の作成、資料の作成などの業務があります。営業職が営業活動に専念できるように、書類作成などをサポートする仕事になります。営業担当者との業務連絡や顧客対応などを円滑に行うためには、コミュニケーションスキルも必要です。
Excelを活用した派遣の仕事に就くには
Excelの活用が中心となる派遣の仕事に就くためには、四則演算だけでなく、よく使用する関数の知識が求められます。Excelだけでなく、Wordも使えることが望ましいです。
Excelの基本操作が身についていない場合は、本などで独学するか、パソコン教室で学習しておくことをおすすめします。マンパワーグループでは、正式登録者の方へOAのスキルアップを応援するプログラムを用意しています。
Excelを活用した派遣の仕事に必要なスキル
初級・中級・上級のレベル別に、求められるスキルについて解説します。求めるスキルのレベルが、応募条件として記載されていることは多いです。
Excel初級レベル
表の新規作成
Excelを活用する仕事のなかで、もっともよく使われるスキルは、表の作成です。データを入力し、四則演算を活用することで、表の作成を行います。表の大きさ・印刷設定などを調整し、印刷を行うまでのスキルが求められます。
検索・置換
Excelの検索・置換機能は、特定の数値や文字列を検索して、一括で置き換えられる機能です。検索・置換機能を活用することで、業務の効率化がはかれます。データの数が膨大な場合は特に重宝するため、ぜひマスターしておきましょう。検索・置換は、Excel上部のホームタブから開くか、［Ctrl］＋［H］キーを押し、［検索と置換］を表示させることで、活用できます。
SUMなど簡単な関数
Excelでは、SUMなど簡単な関数を使い、計算を行います。入力した値の合計値を算出するSUM関数は、関数の中でも特に使用頻度が高いものです。AVERAGE関数も同様によく使用されるため、使い方を覚えておきましょう。
Excel中級レベル
VLOOKUP関数
Excelの関数のなかでよく利用されるVLOOKUP関数を活用することで、データ入力の作業時間を早められます。データの一覧表を準備しておくことで、VLOOKUP関数で指定した条件のデータが一覧表より抽出され、自動入力されます。手入力によるミスも防げる便利な関数です。
データの集計・抽出
Excelでは、VLOOKUP関数のように特定のデータを抽出をするだけでなく、抽出したデータごとに集計が行えます。いくつかありますが、DSUM関数を使用すると、数式の設定のみで抽出と集計を実行できます。
グラフ作成
Excelには、入力したデータを使い、グラフを作成する機能があります。棒グラフや折れ線グラフなど、目的に応じたグラフを選択することで、見やすい資料が作成できます。資料などを作成する際に、グラフを挿入することで、情報が伝わりやすくなるため、よく使われる機能といえます。
Excel上級レベル
ピボットテーブル
ピボットテーブルはデータを項目別に集計したり、項目を入れ替えたりできるExcel機能です。大量のデータの中から、特定店舗の売上合計を算出するなどの使い方ができます。ピボットテーブルを活用することで、分析の幅を広げられます。
マクロ機能
マクロ機能とは、Excelでの作業を記録し、自動的に実行するための機能です。マクロ機能を活用することで、データの集計作業がボタン一つで実行できるようになります。セルの書式設定、データベースの一括編集、検索・置換、グラフ作成など、よく使う機能の自動化ができるので、作業の効率化がはかれます。
Excelを活用した派遣の仕事に有利な資格
ここでは、Excelのスキルを活用できる派遣の仕事を探す際に、保有していると有利な資格をご紹介します。
MOS
MOS（Microsoft Office Specialist）は、Excel、WordなどのMicrosoft Office製品を利用するスキルを証明する資格で、一般レベルと上級レベルがあります。Excelのエキスパートレベルでは、ピボットテーブルやマクロ作成のスキルが必要です。
日商パソコン検定（データ活用）
日商パソコン検定（データ活用）は、日本商工会議所が実施しているパソコン検定です。表・グラフの作成、データの処理・分析、効果的な資料の作成など、Excel機能を活用できるスキルが問われます。Basic・3級・2級・1級の、4つのレベルがあり、レベルが高くなるほど、高度な分析スキルが求められます。
Excel®（エクセル）表計算処理技能認定試験
Excel表計算処理技能認定試験は、株式会社サーティファイが実施している試験で、Excelの実用的な知識と技能の高さが問われます。3級・2級・1級の、4つのレベルがあり、1級ではExcelに加えて、データベースに関する知識も求められます。
VBAエキスパート
VBA（Visual Basic for Applications）エキスパートは、株式会社オデッセイコミュニケーションズが実施している、Excelのマクロ・VBAのスキルを証明するための資格です。VBAはマクロ機能を使う際に使われるプログラミング言語です。Excel VBA ベーシック・Excel VBA スタンダードの、ふたつのレベルがあります。
Excelを活用した派遣の仕事の求人倍率
Excelを活用した派遣の仕事において、事務系職業のなかから一般事務と会計事務に関する有効求人倍率をご紹介します。令和2年9月分における、一般事務の有効求人倍率は0.26、会計事務の有効求人倍率は0.55でした。ハローワークが公表している、令和2年9月分の求人倍率1.03と比較すると低く、事務職を希望する求職者が多いことがわかります。