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秘書とは?仕事内容から役立つ資格まで解説

秘書

 
 
秘書の方がどんなお仕事をしているかご存知ですか?
秘書のお仕事は「社長や役員をサポートする」というイメージはありますが具体的には何をしているのかあまり知らないという方も多いのではないでしょうか。
 
この記事では秘書のお仕事について解説します。
仕事内容はもちろん、秘書のお仕事をとおして身につくスキルや秘書になるために資格が必要かどうかも網羅しています。また、秘書になるために欠かせない気配りのコツも紹介します。
この記事を読めば秘書がどのようなお仕事をしているのか具体的に理解できます。
 
 

秘書とは?

秘書のお仕事は、上司によって異なりますが、基本的には上司がお仕事をする中でメイン業務に注力できるように、スケジュール管理や出張手配、外部との連携などを対応します。上司は企業のトップや部門の長など、日々膨大な業務を抱える役職者であることが多いため、いかに働きやすくサポートするのかが重要な役割になります。
 
秘書の主な仕事内容は以下のとおりです。
 
 

電話、メールや手紙の対応

社内外から掛かってきた電話を受けます。自分で対応できる内容は対応し、必要な電話を上司につなぎます。メールや手紙も同様に、返信が必要なものは上司と相談しながら対応をします。
 
 

来客対応

来客があった場合、会議室へのご案内やお茶出しなどを行います。場合によっては同席し、議事録を取ることもあります。
 
 

スケジュール管理

会議や会合などのスケジュールを社内外の担当者と連携を取りながら調整します。出張があった場合の航空券・新幹線、宿泊の予約なども秘書が対応することがほとんどです。
 
 

その他

会議や商談に必要な文書や資料の作成、慶弔関連の手続きや年賀状の手配なども行います。上司に代わり、経費精算や書類の回覧などの対応も発生します。
 
主に身につくスキルには以下のようなものがあります。
 
 

秘書になるとどんなスキルが身につくの?

秘書のお仕事範囲はとても広いため、さまざまなスキルが身につきます。主に身につくスキルには以下のようなものがあります。
 
 

事務処理能力

スケジュール管理や文書作成とおして事務処理能力が身につきます。忙しい上司のスケジュール管理は日々追加や変更があり、即時に他のスケジュールとの兼ね合いを判断して対応しなければなりません。文書作成においても、上司や会社の代表として発信することもあるため、正しい敬語や分かりやすくまとまった文章を書けるようになるでしょう。
 
 

コミュニケーション能力やビジネスマナー

秘書は上司に代わり、メールや電話で外部と連絡をとり、来客の対応も行うので、コミュニケーション能力やビジネスマナーを身につけることができます。対応する相手が顧客であるだけでなく役職についている方や、その秘書であることがほとんどなので常に言葉遣いやマナーを意識してお仕事をしています。
 
 

先々のことを考える力や細やかな気配り

普段から上司をサポートしていく中で上司のことがよく分かるようになります。忙しい上司が少しでもゆとりを持ってお仕事ができるよう対応したり、上司に頼まれていないことでも必要になりそうなことは準備しておいたりと、先回りして考える力や気配りが身につきます。
 
 

秘書になるために資格は必要?

資格がなくても秘書になることはできますが、持っておくと役立つ資格・スキルがいくつかあるのでご紹介します。
 
 

秘書技能検定、ビジネス実務マナー検定、実用マナー検定

秘書技能検定のような秘書にとって必須の能力が問われるもの、ビジネス実務マナー検定や実用マナー検定のような、知っておいた方が良いビジネスマナーについて問われるものなどがあります。これらの資格がなくても秘書になれますが、勉強することで知識もつき、秘書に必要なマナーや知識を備えていることのアピールになるので、持っておくと便利です。
 
 

英語能力

英語が出来る人は、その裏付けとなる検定や試験を受けておくと良いでしょう。日本の企業で秘書として働くのであれば必要ないと思われるかもしれませんが、グローバル化が進んでいるため海外企業と連絡を取る機会が出てくる可能性もあります。また、外資系企業では日本で働く外国籍の方が上司になるかもしれません。英語力を活かせる場面も出てくるでしょう。
 
 

秘書になるために役立つ気配り術

秘書のお仕事は上司だけでなく、社内外問わず色々な人とやりとりがあります。その中で自分自身も相手もスムーズにお仕事を進めるためには、細やかな気配りが求められます。
今回は知っておくと便利な気配り術を2つ紹介します。
 
 

すべてをメールで済ませない

ほとんどの連絡をメールで済ませられる時代だからこそ、ときには電話を使ったり、直接会って話したりしてみましょう。忙しい上司に急ぎで伝えたい連絡がある場合や、メールで記録として残しておいた方がいいことも当然あります。その一方で文面だと相手に感情が伝わりにくいことがあるので、誤解を生まないためにもこういった手間をかけることが必要なこともあります。このような丁寧な対応ができると信頼される人になるでしょう。
 
 

困りごとやニーズに耳を傾ける

「相手の困りごとは何か」「相手のニーズはどんなものか」ということにしっかりと耳を傾けましょう。相手の話を聞き入れてから対応した方が説得力もあり、相手の心に響きます。また、頼まれたお仕事の真意や、本当はここまで頼みたいのか、ということを汲み取ることで自然とお互いの距離が縮まり、信頼感が生まれてきます。
 
 

秘書になるための方法

秘書のお仕事は会社やポジションによって求められるスキルや経験値が異なるため、未経験の場合でも秘書のお仕事を目指すことは可能です。
 
秘書と言っても、役員や社長のサポートだけでなく、本部長や部門長の秘書もあれば、一人の上司に秘書一人で対応するものや、複数の役員を一人でサポートするものもあります。また、グループセクレタリーと呼ばれる、部署の上長のみならず、部署全体のサポートをすることや、アドミ業務に近いような幅広い業務を任されることもあり、会社によってはこういうポジションも秘書として募集しながらも秘書の経験は不問の場合もあります。営業事務で部署のあらゆるサポートをしている方が活躍したり、総務部門でアドミ業務をしていた方がステップアップしていったり、秘書のお仕事に就く方法は色々とあります。
 
 

まとめ

いかがでしたか。
秘書に必要とされるスキルは、どんなお仕事にも役立ちます。社会人としての基本的なビジネスマナーやコミュニケーション能力は、あって損をすることはありません。秘書は人と接することが多いお仕事なので、資格の勉強などだけではなく社会に出てからの経験が大事です。
 
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